Cách lên lịch gửi Email chuyên nghiệp và tránh gửi nhầm sau giờ làm vệc

Bạn là một “cú đêm” miệt mài gõ từng email đến tận sáng sớm? Hay bạn là kiểu người bật dậy từ 5 giờ sáng để bắt đầu gửi hàng loạt tin nhắn cho đồng nghiệp, hoặc dành tối Chủ nhật để dọn dẹp hộp thư trước khi tuần mới bắt đầu?

Điều đó thật tuyệt – cho chính bạn. Nhưng có lẽ sẽ có một số đồng nghiệp của bạn không mấy hào hứng với việc phải xử lý email ngoài giờ làm việc. Dù bạn có nói rằng mọi việc có thể để sáng mai giải quyết, nhiều người vẫn cảm thấy áp lực phải trả lời ngay lập tức.

May mắn thay, Google đã cho phép bạn lên lịch gửi email trong Gmail, giúp bạn hoàn thành công việc mà không làm phiền đồng nghiệp ngoài khung giờ làm việc thông thường. Quá trình này khá giống nhau, dù bạn sử dụng trên web hay ứng dụng di động iOS và Android.

Xem thêm: Làm thế nào để kiểm tra tình trạng ổ cứng của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả?

Lên lịch gửi email

Bước đầu tiên hiển nhiên là soạn thảo email mà bạn cần gửi. Sau khi thêm người nhận, bạn có thể lên lịch gửi tin nhắn. Ở phía dưới cửa sổ email, bạn sẽ thấy một menu thả xuống bên cạnh nút “Gửi”. Nhấn vào đó và chọn “Lên lịch gửi”. Đối với người dùng điện thoại, tùy chọn này có thể được tìm thấy trong menu ba chấm.

Một hộp thoại bật lên với một số tùy chọn thời gian gửi nhanh, chẳng hạn như sáng mai, chiều mai hoặc tối mai, nếu bạn muốn email được gửi vào những khoảng thời gian đó.

Nếu những tùy chọn đó không phù hợp, bạn có thể chọn “Chọn ngày & giờ” để tự thiết lập một ngày cụ thể trên lịch. Bạn thậm chí có thể chỉ định thời gian chính xác và lên lịch gửi cho một năm khác. Sau khi chọn ngày và giờ, email sẽ được lên lịch một cách dễ dàng.

Một thư mục mới có tên “Đã lên lịch” sẽ xuất hiện trong Gmail, hiển thị số lượng email bạn đã lên lịch gửi (theo Google, bạn có thể lên lịch tối đa 100 email). Hãy mở thư mục này để xem tất cả các email đã lên lịch, kèm theo ngày giờ cụ thể mà chúng sẽ được gửi đi.

Cách hủy email đã lên lịch

Nếu bạn cần hủy một email đã lên lịch, hãy mở thư mục “Đã lên lịch”, nhấn vào ô bên cạnh email đó (hoặc nhấn giữ email nếu dùng điện thoại), sau đó chọn “Hủy gửi” ở đầu menu.

Ngoài ra, bạn có thể mở email đã lên lịch và nhấp vào “Hủy gửi” để đưa email trở lại mục nháp. Đối với người dùng Apple iOS, bạn còn có tùy chọn xóa hoàn toàn email đã lên lịch.

Kết luận

Việc lên lịch gửi email không chỉ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng thời gian của đồng nghiệp và đối tác. Với tính năng tiện lợi của Gmail, bạn hoàn toàn có thể hoàn thành công việc mà không lo làm phiền người khác ngoài giờ làm việc. Hãy áp dụng ngay những mẹo nhỏ này để nâng cao hiệu suất làm việc và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt mọi người.

Xem thêm: Cách thay đổi email quản trị viên trên Windows 11

Nếu bạn đang tìm kiếm những thiết bị công nghệ hiện đại hoặc giải pháp hỗ trợ công việc hiệu quả, đừng quên ghé thăm COHOTECH – nơi cung cấp các sản phẩm chất lượng và dịch vụ uy tín dành cho dân công nghệ.

Bạn thấy bài viết này hữu ích chứ? Đừng ngần ngại để lại ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới và chia sẻ bài viết này với bạn bè để cùng nhau làm việc thông minh hơn nhé!