Khám phá 12 bí kíp hữu ích để tối ưu hóa Microsoft Outlook

8. Kích hoạt tuần trong lịch để lập lịch hiệu quả

Để có cái nhìn tổng quan và lập lịch tốt hơn, bạn có thể kích hoạt hiển thị các tuần trong lịch. Bạn có thể tìm thấy cài đặt này trong phần Cài đặt > Lịch. Các tuần trong lịch giúp dễ dàng hơn trong việc phối hợp các cuộc hẹn, đặc biệt là cho việc lập kế hoạch dài hạn hoặc các dự án với nhiều người tham gia.

Nếu bạn sử dụng Outlook để lập kế hoạch các cuộc hẹn, bạn cũng nên xem xét các cài đặt khác trong khu vực này và điều chỉnh chúng theo yêu cầu của bạn.

9. Đính kèm tệp nhanh hơn

Đính kèm tệp trong Outlook được tăng tốc nhờ các chức năng thông minh. Khi đính kèm một tệp, chỉ cần nhập dấu gạch chéo (/) để hiển thị các tài liệu đã sử dụng gần đây.

Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm tên tệp bằng cách gõ các chữ cái đầu tiên. Tuy nhiên, chức năng này chỉ hoạt động với các tệp được lưu trữ trên SharePoint hoặc OneDrive. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, đặc biệt nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một tệp.

10. Gửi email với thời gian trì hoãn

Bạn có thể sử dụng chức năng Lên lịch gửi để chỉ định thời gian gửi email. Thay vì nhấp trực tiếp vào “Gửi”, hãy chọn mũi tên nhỏ bên cạnh và đặt ngày và giờ. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn chuẩn bị tin nhắn ngoài giờ làm việc hoặc gửi chúng vào đầu ngày làm việc.

11. Thu hồi email

Nếu một email đã được gửi nhầm, bạn có thể thu hồi nó trong một khoảng thời gian nhất định. Để làm điều này, hãy vào Cài đặt > Email > Soạn thảo và trả lời và kích hoạt chức năng Hoàn tác thu hồi khi gửi và chỉ định khoảng thời gian.

Ngoài ra, bạn có thể xóa email đã gửi thông qua Thu hồi tin nhắn, miễn là người gửi và người nhận sử dụng cùng một hộp thư Exchange hoặc Microsoft 365.

12. Xử lý email hiệu quả

Một hộp thư ngăn nắp bắt đầu từ việc xử lý email một cách nhất quán. Quyết định các hành động sau đây cho từng tin nhắn: Xóa, trả lời, ủy quyền hoặc chuyển thành tác vụ. Điều này sẽ ngăn hộp thư của bạn trở nên quá tải và bạn sẽ luôn kiểm soát được giao tiếp của mình. Với các công cụ như tác vụ và lời nhắc, Outlook giúp bạn thực hiện nguyên tắc này một cách hiệu quả.

13. Kết luận

Qua bài viết “Khám phá 12 bí kíp hữu ích để tối ưu hóa Microsoft Outlook“, chúng tôi hy vọng bạn đã tìm thấy những mẹo và thủ thuật hữu ích để cải thiện hiệu suất làm việc với Outlook. Những kỹ năng này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao khả năng quản lý email, lịch trình và nhiệm vụ hàng ngày một cách hiệu quả.

Xem thêm: Hệ điều hành nào là lựa chọn hoàn hảo: Windows, macOS, Linux hay ChromeOS?

Hãy ghé thăm COHOTECH, cửa hàng chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ và thiết bị điện tử hiện đại, để tìm hiểu thêm về các sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ cho công việc của bạn. COHOTECH cam kết mang đến cho bạn những trải nghiệm tốt nhất cùng với dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình.

Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến và phản hồi của bạn về bài viết này. Đừng ngần ngại để lại bình luận và chia sẻ bài viết để giúp đỡ những người khác cũng đang tìm kiếm các mẹo hữu ích cho việc sử dụng Microsoft Outlook.