Hướng dẫn sử dụng AI để tóm tắt cuộc họp Zoom: Dễ dàng và hiệu quả với Zoom AI Companion

Bạn có thường xuyên tham gia các cuộc họp trực tuyến trên Zoom và cảm thấy khó theo kịp nội dung? Đừng lo, Zoom AI Companion – công cụ AI tích hợp sẵn trong Zoom – sẽ giúp bạn tóm tắt cuộc họp một cách nhanh chóng, ghi chú các điểm chính và phân chia công việc mà không cần rời ứng dụng. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Zoom AI Companion để tóm tắt cuộc gọi Zoom, từ cách bật tính năng, hỏi đáp trực tiếp, đến tận dụng bản ghi thông minh. Hãy cùng khám phá cách AI có thể biến việc quản lý cuộc họp của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhé!

Zoom AI Companion Là Gì?

Được thành lập năm 2011 bởi Eric Yuan, Zoom ra mắt dịch vụ đầu tiên vào năm 2013. Đến tháng 9/2023, Zoom giới thiệu AI Companion, một trợ lý thông minh tích hợp trong các tính năng họp, trò chuyện, email và lịch. Không cần rời Zoom để dùng ứng dụng khác, AI Companion giúp bạn ghi chú, tóm tắt và quản lý cuộc họp dễ dàng.

AI Companion được bao gồm miễn phí trong tất cả gói trả phí của Zoom, với giá khởi điểm từ 13,32 USD/tháng (khoảng 330.000 VNĐ), áp dụng cho các gói Personal, Business, Education, Healthcare và Developer. Đây là điểm khác biệt lớn so với đối thủ như Microsoft Copilot, vốn yêu cầu thêm 30 USD/tháng ngoài chi phí Microsoft 365.

Zoom AI Companion cạnh tranh trực tiếp với Copilot nhờ khả năng tóm tắt cuộc họp, hỗ trợ viết email và trò chuyện bằng AI tạo sinh. Tuy nhiên, trong khi Copilot hoạt động trên nhiều công cụ hơn, Zoom AI Companion lại tiết kiệm chi phí và tập trung tối ưu cho người dùng Zoom.

Cách Sử Dụng AI Để Tóm Tắt Cuộc Họp Zoom

Zoom AI Companion cung cấp nhiều tính năng, nhưng nổi bật nhất là khả năng tóm tắt cuộc họp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn tận dụng công cụ này:

Bước 1: Bật Tính Năng Tóm Tắt Cuộc Họp (Meeting Summary)

• Cách làm: Trong cuộc họp trực tiếp, người chủ trì (host) có thể bật Meeting Summary bằng cách vào cài đặt Zoom và kích hoạt AI Companion.
• Kết quả: Sau khi bật, AI sẽ tự động ghi chú theo thời gian thực và tạo tóm tắt, bao gồm nội dung chính, đoạn chat, danh sách việc cần làm (action items). Tóm tắt này được gửi tự động qua Team Chat tới host và tất cả người tham gia.
• Lưu ý: Quản trị viên (admin) phải bật tính năng này trước trong cài đặt tài khoản hoặc nhóm (account/group-level settings).

Bước 2: Hỏi Đáp Trực Tiếp Với AI Companion

• Cách làm: Nếu bạn tham gia muộn hoặc cần nắm bắt nhanh, mở khung chat trong Zoom và đặt câu hỏi cho AI Companion (ví dụ: “Họ đã thảo luận gì trong 10 phút qua?”).
• Kết quả: AI sẽ trả lời ngay lập tức dựa trên nội dung cuộc họp, giúp bạn bắt kịp mà không cần hỏi lại đồng nghiệp.
• Yêu cầu: Phần mềm Zoom của mọi người tham gia phải được cập nhật phiên bản mới nhất.

Bước 3: Sử Dụng Bản Ghi Thông Minh (Smart Recordings)

• Cách làm: Sau cuộc họp, Zoom tạo smart recordings – bản ghi được chia thành các “chương” (chapters) theo chủ đề thảo luận.
• Kết quả: Tương tự mục lục sách, bạn có thể nhảy đến đoạn cần nghe mà không phải xem lại toàn bộ. Bản ghi này cũng dễ dàng chia sẻ với người khác.
• Lợi ích: Giúp bạn nhanh chóng tìm lại thông tin quan trọng mà không mất thời gian.

Hỗ Trợ Đa Ngôn Ngữ

• Zoom AI Companion hỗ trợ tóm tắt và trả lời câu hỏi bằng 36 ngôn ngữ, tự động nhận diện ngôn ngữ chính trong cuộc họp. Dù bạn ở đâu trên thế giới, công cụ vẫn hoạt động mượt mà.

Lưu ý quan trọng: Hãy kiểm tra lại tóm tắt của AI để đảm bảo không bỏ sót chi tiết hoặc hiểu sai nội dung, vì AI đôi khi có thể nhầm lẫn.

Lợi Ích Khi Dùng Zoom AI Companion

1. Tiết Kiệm Thời Gian Và Công Sức
   • Không cần tự ghi chú hay xem lại toàn bộ cuộc họp. AI Companion làm thay bạn, từ tóm tắt đến liệt kê công việc cần làm.
2. Tăng Sáng Tạo Và Hiệu Quả
   • Tôi thường xem lại tóm tắt để tìm cảm hứng từ ý tưởng đồng nghiệp. Những câu nói hay hoặc chiến lược quan trọng được AI ghi lại, giúp tôi triển khai công việc tốt hơn.
3. Hiểu Rõ Diễn Biến Cuộc Họp
   • Chế độ “chapter mode” chia nhỏ cuộc họp thành các chủ đề, giúp tôi nhận ra mối liên hệ giữa các ý tưởng và vấn đề được thảo luận. Ví dụ, tôi phát hiện một vấn đề lặp lại qua nhiều cuộc họp mà trước đây không để ý.
4. Phù Hợp Với Mọi Lịch Trình
   • Dù bạn bận rộn hay ở múi giờ khác, AI Companion vẫn cung cấp tóm tắt đầy đủ, dễ hiểu, giúp bạn không bỏ lỡ thông tin.

So Sánh Với Đối Thủ: Zoom AI Companion vs Microsoft Copilot

Nếu bạn chủ yếu dùng Zoom, AI Companion là lựa chọn tiết kiệm và hiệu quả. Còn nếu bạn cần AI đa nền tảng, Copilot đáng để cân nhắc.

Mẹo Tận Dụng Zoom AI Companion

• Đọc hướng dẫn: Truy cập AI Companion Onboarding Center trong Zoom để hiểu hết các tính năng.
• Kiểm tra tóm tắt: Luôn xem lại nội dung AI tạo để đảm bảo chính xác.
• Cập nhật phần mềm: Đảm bảo Zoom của bạn và đồng nghiệp ở phiên bản mới nhất để dùng đầy đủ tính năng.
• Sáng tạo với dữ liệu: Dùng tóm tắt để tìm ý tưởng hoặc phân tích xu hướng từ các cuộc họp.

Kết Luận: Zoom AI Companion – Trợ Thủ Đắc Lực Cho Cuộc Họp Trực Tuyến

Zoom AI Companion không chỉ tóm tắt cuộc họp mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả và khơi gợi sáng tạo. Từ ghi chú trực tiếp, trả lời câu hỏi, đến chia nhỏ bản ghi thành các chương, công cụ này là người bạn đồng hành lý tưởng cho bất kỳ ai thường xuyên họp qua Zoom. Nếu bạn đã dùng gói trả phí của Zoom, hãy bật AI Companion ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt. Bạn muốn biết thêm mẹo AI? Đừng bỏ qua các bài viết về cách dùng AI tóm tắt Google Docs hoặc tạo bài thuyết trình nhé!

Xem thêm: Hướng dẫn tạo bài thuyết trình công việc bằng AI: Đơn giản hóa quy trình với Goblin.tools