Cách chèn chữ ký điện tử vào Word nhanh chóng

Bạn không còn muốn ký tài liệu Word bằng tay nữa mà muốn chèn chữ ký điện tử vào tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đây là cách thức hoạt động.

Trước tiên, bạn cần chữ ký của mình ở dạng kỹ thuật số, tốt nhất là sử dụng máy tính bảng có đầu vào là bút. Nếu bạn không có thiết bị như vậy trong tay, hãy ký vào một tờ giấy trắng và chụp ảnh chữ ký của bạn bằng ứng dụng máy quét.

Ứng dụng OneDrive của Microsoft, không chỉ cung cấp quyền truy cập vào bộ nhớ đám mây của nhà sản xuất mà còn tích hợp chức năng máy quét tốt, là một trợ giúp đơn giản ở đây. Khởi động ứng dụng OneDrive trên điện thoại thông minh của bạn và chạm vào biểu tượng máy ảnh bên dưới “Bắt đầu” ở góc dưới bên phải.

Một ứng dụng máy ảnh sẽ mở ra, trong đó bạn có thể chọn “Document” ở phía dưới trước khi chụp ảnh. Thao tác này sẽ tự động làm sáng bóng trên giấy trắng. Sau khi chụp ảnh, bạn có thể sử dụng “Crop” để xóa các cạnh không cần thiết và “Done” để lưu tệp vào OneDrive.

Nếu chất lượng ảnh vẫn chưa đạt yêu cầu, bạn có thể cải thiện ảnh trong bất kỳ chương trình chỉnh sửa ảnh nào bằng cách sử dụng “Contrast” và “Brightness”.

Trong Word, chèn ảnh chữ ký của bạn vào tài liệu tại vị trí mong muốn bằng cách sử dụng Insert > Picture > This device. Sau khi chèn, ảnh có thể được giảm kích thước bằng cách sử dụng các góc khung. Để tăng tốc độ trong tương lai, hãy tạo một “khối nhanh”.

Trong Word, chọn chữ ký đã chèn và bất kỳ văn bản bổ sung nào như “Yours sincerely”. Nhấn tổ hợp phím Alt-F3 hoặc chọn Insert > Quick blocks > Save selection in quick block catalog.

Nhập mô tả ngắn dưới mục “Name”. Bạn có thể chèn khối nhanh bằng cách nhập tên trong Word rồi nhấn phím F3. Không được có khoảng cách giữa tên và con trỏ khi bạn nhấn F3.

Quan trọng: Chữ ký điện tử thực chất “chỉ” là ảnh chụp chữ ký của bạn mà bạn chèn vào tài liệu kỹ thuật số. Do đó, nó không có hiệu lực pháp lý giống như chữ ký số.

Chữ ký số hợp lệ về mặt pháp lý là hệ thống mã hóa không đối xứng đã được Đạo luật Chữ ký điện tử trong Thương mại toàn cầu và quốc gia (ESIGN) của Hoa Kỳ năm 2000 quy định. Đạo luật này phân biệt giữa chữ ký điện tử đơn giản, nâng cao và đủ điều kiện. Bạn có thể tìm thông tin về chữ ký số tại đây.