5 lời nhắc nhở của Claude này chắc chắn sẽ giúp bạn tăng năng suất công việc hàng ngày

Trong khi một số công cụ AI được xây dựng dành riêng cho năng suất, các chatbot chung như Claude có thể giải quyết nhiều nhiệm vụ phức tạp, khiến chúng hoàn toàn phù hợp để giúp bạn trở nên năng suất hơn.

Với mô hình Sonnet 3.7 thậm chí đôi khi còn vượt trội hơn ChatGPT, Claude là ứng cử viên tuyệt vời để thử nghiệm các lời nhắc giúp trả lời email và lập kế hoạch lịch trình của bạn dễ quản lý hơn một chút.

Đặc biệt là bây giờ Claude có thể kết nối trực tiếp với các ứng dụng như Gmail, Google Drive và Google Calendar. Bản cập nhật thay đổi cuộc chơi này cắt giảm việc chuyển đổi tab và tạo ra một hệ thống trực quan hơn để tăng hiệu quả của bạn. Như các ví dụ bên dưới cho thấy, các tích hợp như vậy giúp lời nhắc của bạn ngắn gọn và đúng trọng tâm.

Nếu bạn từng muốn trải nghiệm cảm giác có một trợ lý cá nhân, bạn sẽ rất ngạc nhiên khi biết 5 lời khuyên của Claude được thiết kế để tối đa hóa năng suất của bạn.

1. Phân tích lịch

Nếu bạn chỉ định thử một trong những lời nhắc này để cải thiện năng suất của mình với sự trợ giúp của Claude, hãy đảm bảo đó là lời nhắc này. Nó rất đơn giản để thực hiện nhưng lại có tác động lớn.

Đối với lời nhắc này, bạn sẽ muốn kết nối Lịch Google của mình với tài khoản Claude để chatbot có thể xem lịch trình của bạn. Sau khi cấp các quyền cần thiết chỉ bằng vài cú nhấp chuột đơn giản, sau đó bạn có thể yêu cầu Claude phân tích nghiêm túc lịch trình của mình.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng này để phản ánh nghiêm túc về cách bạn sẽ sử dụng thời gian của mình. Sử dụng lời nhắc bên dưới, Claude đã cung cấp cho tôi thông tin chi tiết, bao gồm phân tích phân bổ thời gian cùng với trọng tâm chính của mỗi tuần. Nó cũng đánh dấu thành công các vấn đề về thời gian, nhận thấy rằng bữa trưa của tôi một ngày đã kết thúc ngay trước buổi thuyết trình với một giám đốc điều hành.

Trong trường hợp này, nó khuyên tôi nên chặn một số thời gian đệm. Claude cũng đưa ra cho tôi các gợi ý để cân bằng lịch trình của mình, xác định rằng một ngày làm việc tại nhà có thể hữu ích vào ngày sau sự kiện giao lưu để xử lý các cuộc theo dõi.

Để Claude phân tích lịch của riêng bạn, hãy sử dụng lời nhắc: “Tôi muốn tối đa hóa năng suất của mình vào tháng 7 năm 2025. Phân tích lịch của tôi và cung cấp cho tôi bản tổng quan về tháng đó. Đánh dấu bất kỳ xung đột nào và cảnh báo tôi về bất kỳ xung đột nào có thể xảy ra.

Đề xuất các cách để tôi có thể sắp xếp các tuần của mình tốt hơn. Chỉ ra những ngày nào có khả năng bận rộn nhất”.

2. Tạo bản tóm tắt hàng ngày

Nếu bạn đã đăng ký nhiều bản tin buổi sáng, việc xem hết tất cả chúng có thể là một nhiệm vụ khá khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy việc cập nhật những thông tin đang diễn ra xung quanh một chủ đề cụ thể là điều quan trọng, Claude có thể giúp bạn loại bỏ những thông tin không cần thiết.

Nếu bạn đã kết nối Gmail của mình với Claude, chatbot có thể thu thập thông tin qua bất kỳ email nào bạn đã gửi hoặc nhận để tìm ra thông tin bạn đang tìm kiếm.

Việc xem hết các bản tin buổi sáng của bạn trở nên dễ dàng khi bạn yêu cầu Claude tóm tắt chúng thành một chủ đề hữu ích, trích xuất những thông tin chi tiết quan trọng xung quanh một chủ đề cụ thể hoặc những thông tin liên quan đến công việc của bạn.

Để tạo bản tóm tắt hộp thư đến hàng ngày của riêng bạn, hãy thử yêu cầu Claude: “Tóm tắt các email mà tôi đã nhận được sáng nay. Trích xuất bất kỳ thông tin chi tiết quan trọng nào liên quan đến công nghệ”.

3. Đường đến hộp thư đến số không

Đảm bảo tất cả các email quan trọng trong hộp thư đến của bạn nhận được phản hồi kịp thời đòi hỏi sự cân bằng tinh tế giữa quản lý thời gian và phân loại.

Nhưng nếu bạn đã kết nối Claude với Gmail của mình, nó có thể rút ngắn thời gian bạn phải xem hộp thư đến xuống còn vài giây và có thể hữu ích trong việc xếp hạng các email của bạn theo thứ tự ưu tiên.

Tôi đã yêu cầu Claude giúp tôi giải quyết các vấn đề còn tồn đọng với bất kỳ email nào mà tôi chưa có thời gian trả lời. Nó đã nhóm các email này dựa trên nội dung của chúng và đặt tiêu đề cho từng nhóm email.

Trong trường hợp của tôi, các email mới nhất của tôi bao gồm thông báo bảo mật, thông cáo báo chí và báo cáo đã chuyển tiếp. Tôi cũng nhận được các bản nháp trả lời hữu ích mà tôi có thể dựa vào để trả lời trước.

Để yêu cầu Claude giúp quản lý các phản hồi email của bạn, hãy thử lời nhắc này: “Xem qua Gmail của tôi. Trích xuất các email mà tôi chưa trả lời và liệt kê chúng theo thứ tự quan trọng giảm dần. Đề xuất các bản nháp trả lời cho từng email”.

4. Xem lại tài liệu

Việc tổ chức các cuộc họp hiệu quả thường đòi hỏi phải ghi chép biên bản cuộc họp để theo dõi những gì đã thảo luận và những điểm hành động nào đã xuất hiện.

Để tóm tắt lại biên bản cuộc họp của bạn để đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ cho cuộc họp tiếp theo, hãy thử yêu cầu Claude phân tích các tệp của bạn và đưa ra một số mẹo để bạn duy trì hiệu suất cao nhất. Nếu các tệp của bạn đã được tải lên Google Drive, bạn cũng có thể yêu cầu Claude xem lại các tệp đó thay vì phải tải chúng lên riêng trong hộp nhắc.

Đối với ví dụ này, tôi đã tạo biên bản cuộc họp cho một công ty AI hư cấu. Trong một trong những tệp cuối cùng, tôi đã chèn một điểm mâu thuẫn với điều gì đó đã được nói trong một trong những cuộc họp trước đó. Mâu thuẫn không quá rõ ràng, nhưng Claude đã thành công trong việc chọn ra và đánh dấu để tôi xem xét.

Để Claude phân tích biên bản cuộc họp của bạn, bạn có thể điều chỉnh lời nhắc này: “Tôi đang đính kèm các tệp có chứa biên bản cuộc họp. Xem qua các tài liệu và đánh dấu các điểm chính có trong nhiều cuộc họp. Xác định xem có bất kỳ điểm mâu thuẫn nào được ghi chú trong biên bản cuộc họp không và đánh dấu chúng. Đề xuất bất kỳ chủ đề thảo luận nào cho cuộc họp tiếp theo.”

5. Lập kế hoạch lịch trình

Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng Claude để cải thiện khả năng quản lý thời gian, trích xuất thông tin chi tiết quan trọng từ email hoặc tài liệu và nâng cao trải nghiệm Gmail của mình, tại sao không sử dụng chatbot theo cách tận dụng mọi điểm mạnh của nó?

Để yêu cầu Claude giúp bạn lập kế hoạch cho tuần tới, bạn có thể yêu cầu nó quét hộp thư đến của bạn để tìm bất kỳ cuộc họp tiềm năng nào mà bạn nên thiết lập hoặc nếu có bất kỳ điểm hành động nào được liệt kê trong biên bản cuộc họp của bạn. Sau khi bạn đã liệt kê các cuộc hẹn tiềm năng của mình, bạn có thể yêu cầu Claude sắp xếp chúng theo cách phù hợp với kết quả phân tích lịch của bạn và không trùng lặp với bất kỳ cam kết nào trước đó của bạn.

Tại thời điểm viết bài, Claude không thể trực tiếp tạo sự kiện trong Lịch Google của bạn. Nhưng sau khi bạn đã tạo lịch trình mới và được cải thiện, bạn có thể sử dụng lời nhắc này như một giải pháp thay thế: “Dựa trên lịch trình mà chúng ta vừa tạo, hãy tạo một trang web HTML mà tôi có thể tải xuống từng sự kiện ở định dạng .ics”.

Sau khi Claude hoàn tất, chỉ cần tải xuống trang web đã tạo rồi tải xuống từng sự kiện lịch. Sau đó, bạn có thể nhập những sự kiện này vào lịch của mình.