Top 5 lý do chứng minh vì sao Excel vẫn là vua của bảng tính

Những người làm việc với các con số đều tin tưởng vào khả năng của Microsoft Excel. Xét cho cùng, nó đã đứng vững qua thử thách của thời gian để trở thành một trong những ứng dụng bảng tính đáng tin cậy nhất hiện nay. Mặc dù hiện tại có rất nhiều đối thủ cạnh tranh với bộ ứng dụng Office của Microsoft, nhưng tất cả chúng đều có những nhược điểm riêng có thể khiến người dùng ngại chuyển sang sử dụng. Google Trang tính (Google Docs) phụ thuộc vào internet, LibreOffice miễn phí nhưng thiếu một vài tính năng, và WPS Office có giao diện người dùng lộn xộn mà không phải ai cũng thích. Nếu những điều đó vẫn chưa đủ để thuyết phục bạn gắn bó với chuyên gia tính toán của Microsoft, hãy để tôi kể cho bạn nghe về năm tính năng bị đánh giá thấp làm cho Excel trở thành “vua” của bảng tính!

Không, tôi không nói về pivot tables (bảng tổng hợp) hay việc tạo live dashboards (trang tổng quan trực tiếp). Đó là những tính năng cũng có sẵn trong các ứng dụng và phần mềm cạnh tranh. Thay vào đó, tôi sẽ tập trung vào một số khía cạnh nhỏ hơn thường bị bỏ qua, nhưng lại mang lại nhiều giá trị cho những người sử dụng Excel thường xuyên. Điều này có vẻ không phải là vấn đề lớn đối với bạn – cho đến khi bạn nhận ra rằng một tính năng cụ thể có thể không có sẵn trên các ứng dụng khác. Bạn có thể không sử dụng nó mỗi ngày, nhưng khi bạn cần đến – Excel sẽ đến giải cứu bạn!

Xem thêm: Top 7 thay đổi cài đặt giúp Excel không còn phiền phức nữa!

1. Lấy và biến đổi dữ liệu chỉ với một cú nhấp chuột

Khả năng làm việc với tập dữ liệu lớn là lợi thế bán hàng lớn nhất của Excel (USP). Nếu bạn chưa có dữ liệu ở một nơi, Excel cho phép bạn nhập dữ liệu đó bằng công cụ Get & Transform Data (Lấy & Biến đổi Dữ liệu). Công cụ này cho phép bạn trích xuất dữ liệu từ các trang web, cơ sở dữ liệu SQL, API, tài liệu hoặc tệp CSV.

Nhưng điều đó chưa dừng lại ở đó. Sau khi nhập, dữ liệu có thể không ở định dạng cần thiết. Thông thường, dữ liệu nhập khẩu cần được dọn dẹp. Điều này bao gồm hợp nhất một vài cột, xóa các hàng nhất định hoặc lọc bỏ dữ liệu không cần thiết. Excel cho phép bạn làm tất cả những điều này mà không làm hỏng dữ liệu trong nguồn.

Một số người dùng Excel cũ có thể biết công cụ này dưới tên Power Query. Mặc dù Microsoft đã đổi tên, nhưng chức năng cốt lõi của việc xóa các mục trùng lặp, chuẩn hóa định dạng giá trị và chỉ ra lỗi trong phân tích dữ liệu của bạn vẫn còn nguyên vẹn – khiến công cụ này trở thành một tài sản bị đánh giá thấp mà Excel sở hữu. Nếu bạn làm việc với các tập dữ liệu lớn, bạn sẽ thực sự đánh giá cao tính năng này vì nó giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian thường xuyên.

2. Tự động hóa với VBA

Nếu bạn là người hâm mộ việc tự động hóa quy trình làm việc trên PC Windows của mình, bạn chắc chắn sẽ thích những gì Visual Basic for Applications (VBA) có thể giúp bạn đạt được bên trong Excel. Có những tác vụ trong Excel mà bạn có thể thực hiện nhiều lần một ngày, hoặc lặp lại một vài hành động thường xuyên trong quá trình sử dụng. Điều này có thể bao gồm trích xuất dữ liệu từ một loại tệp nhất định hoặc tạo một bảng với một tập dữ liệu cụ thể. Bạn có thể tự động hóa tất cả những điều này bằng VBA. Phần tốt nhất là bạn thậm chí có thể cho phép Excel tương tác với các ứng dụng Office khác để thu thập dữ liệu bằng macro VBA.

Các ứng dụng bổ sung của macro VBA bao gồm tạo một biểu mẫu nơi người dùng có thể nhập dữ liệu, chia một bảng tính lớn thành nhiều sổ làm việc dựa trên các tham số nhất định, và tạo ra các luồng tùy chỉnh có thể thực hiện một tác vụ chỉ bằng một lần nhấn nút. Trên thực tế, người dùng chuyên nghiệp thậm chí có thể tạo ra các ứng dụng mini bên trong Excel bằng cách sử dụng các macro này. Đó chính là việc nâng cao năng suất lên một tầm cao mới!

3. Định dạng tệp tương thích toàn cầu

Những người dùng Excel đã sử dụng nền tảng này hơn một thập kỷ sẽ biết về phần mở rộng tệp .xls từ trước đây. Qua nhiều năm, các phiên bản Excel mới hơn bắt đầu sử dụng định dạng .xlsx. Bất kể sổ làm việc của bạn tuân theo định dạng nào, không thể phủ nhận rằng cả hai phần mở rộng tệp này là một trong những định dạng tệp được chấp nhận rộng rãi nhất trên các nền tảng phổ biến. Bất kể ngành công nghiệp bạn làm việc là gì, các chương trình phổ biến như ERP, Tally, Tableau, v.v., đều chấp nhận định dạng .xls và .xlsx theo mặc định.

Khả năng tương tác là một yếu tố cực kỳ quan trọng khi làm việc với các tập đoàn, vì bạn và khách hàng của bạn có thể không sử dụng cùng một phần mềm để thực hiện một tác vụ nhất định. Trong những tình huống như vậy, định dạng tệp tương thích toàn cầu là rất quan trọng. Bằng cách này, cả người gửi và người nhận đều xem tệp theo cách mong muốn, không có bất kỳ lỗi nào.

4. Tối ưu hóa tài nguyên với tiện ích bổ sung như solver

Khi điều hành một doanh nghiệp, việc tối ưu hóa tài nguyên là chìa khóa. Điều này bao gồm việc đạt được lợi nhuận tối đa với các nguồn lực hiện có, giảm chi tiêu mà không ảnh hưởng đến các khía cạnh cốt lõi, và tận dụng tối đa thời gian có sẵn để tạo ra nhiều doanh số nhất có thể. Nếu bạn là người mới làm quen với thế giới kinh doanh, Excel sẽ làm mọi thứ dễ dàng hơn cho bạn bằng cách giúp bạn tối ưu hóa doanh nghiệp dựa trên các tham số đầu vào.

Có nhiều lĩnh vực mà công cụ Solver trong Excel có thể hữu ích. Bạn có thể sử dụng nó để phân bổ công việc giữa nhiều người nhằm đảm bảo năng suất cao nhất. Nó cũng có thể được sử dụng trong quản lý chuỗi cung ứng, nơi bạn muốn đảm bảo tiêu thụ lượng tài nguyên ít nhất để vận chuyển hàng hóa từ A đến B. Các chuyên gia tài chính có thể muốn sử dụng Solver để xác định cách phân bổ quỹ của họ để tạo ra lợi nhuận tối đa. Có giá trị to lớn trong việc sử dụng các tiện ích bổ sung trên Excel như thế này. Một khi bạn nắm vững nó, nó có thể trở thành đối tác kinh doanh mà bạn chưa từng nghĩ đến.

5. Truy cập dữ liệu hàng thập kỷ mà không làm hỏng tệp

Hầu hết các doanh nghiệp lớn đã hoạt động hàng thập kỷ sẽ có dữ liệu từ nhiều năm có thể cần được tham chiếu theo thời gian. Sử dụng Microsoft Excel có nghĩa là tất cả dữ liệu được lưu trữ từ nhiều năm trước đều tương thích ngược với các phiên bản Excel hiện tại. Phần tốt nhất là điều này cũng áp dụng cho các bảng tính có macro qua VBA. Nếu ai đó đã tạo một tự động hóa cụ thể cho sổ làm việc Excel 20 năm trước, bạn vẫn có thể sử dụng nó khi mở tệp Excel ngày nay.

Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn cho phép các công ty hoạt động mà không phải lo lắng về việc di chuyển tệp của họ sang các nền tảng thay thế. Bạn có thể tham chiếu một tệp có từ thập kỷ trước và thậm chí nhập bảng, đồ thị và dữ liệu khác vào một bảng tính mới để so sánh xu hướng tăng trưởng – tất cả nhờ vào khả năng tương thích ngược của Excel.

Mặc dù có thể có một số bản sao của Excel hứa hẹn cung cấp chức năng tương tự như trình xử lý số từ Microsoft, nhưng những lợi ích nhỏ này làm cho nó trở thành nhà vô địch không thể tranh cãi trong thế giới bảng tính. Đừng quên, tất cả dữ liệu vẫn nằm hoàn toàn trên máy tính của bạn (trừ khi bạn chọn đồng bộ hóa với OneDrive), và bạn không cần phải dựa vào kết nối internet để hoàn thành công việc.

6. Kết luận

Qua 5 lý do cốt lõi này, chúng ta đã khẳng định rằng Microsoft Excel không chỉ là một công cụ bảng tính mà còn là một nền tảng phân tích dữ liệu và tự động hóa vô cùng mạnh mẽ. Từ khả năng nhập và biến đổi dữ liệu (Power Query) giúp tiết kiệm thời gian, tính năng VBA cho phép bạn tạo ra các ứng dụng mini chuyên biệt, đến khả năng tương thích ngược hàng thập kỷ và định dạng tệp toàn cầu, Excel chứng minh rằng những “lợi ích nhỏ” này chính là yếu tố tạo nên sự khác biệt lớn.

Trong một thế giới công nghệ luôn thay đổi, sự ổn định, khả năng tương thích rộng rãi và sức mạnh tối ưu hóa tài nguyên như Solver chính là lý do khiến Excel vẫn đứng vững, trở thành “vua” không thể tranh cãi trong lĩnh vực xử lý số liệu.

Xem thêm: Giải thích chi tiết về dấu @ đã hoạt động như thế nào trong Excel?

Để khai thác tối đa sức mạnh của Excel, đặc biệt là khi làm việc với các tập dữ liệu khổng lồ (Big Data) hay các Macro VBA phức tạp, bạn cần một thiết bị có hiệu năng xử lý ổn định. Hãy đến với COHOTECH! Chúng tôi cung cấp các dòng máy tính, laptop và linh kiện (như RAM tốc độ cao và CPU đa nhân) được tối ưu hóa cho các ứng dụng tính toán chuyên sâu. COHOTECH là đối tác tin cậy giúp bạn xử lý mọi bảng tính Excel mà không gặp bất kỳ độ trễ hay gián đoạn nào.

Tính năng nào trong số 5 tính năng trên là “cứu cánh” của bạn trong công việc hàng ngày? Hay bạn có một mẹo Excel ít người biết mà bạn muốn chia sẻ? Hãy bình luận bên dưới để tham gia thảo luận và cùng nhau khám phá thêm nhiều điều kỳ diệu từ Excel! Nếu bài viết này đã củng cố niềm tin của bạn vào “vị vua” này, đừng ngần ngại chia sẻ nó ngay lập tức! COHOTECH – Tối ưu hóa công cụ, bứt phá năng suất!