Hàm Excel duy nhất bạn cần để đếm dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí

Đăng bởi

16/12/2025

Vào 16/12/2025

COUNTIFS là hàm đơn lẻ, đa năng mà bạn cần trong Microsoft Excel để đếm dữ liệu dựa trên bất kỳ sự kết hợp nào của các tiêu chí. Nó xử lý logic AND/OR phức tạp, tham chiếu ô động (dynamic cell references) và các kết quả khớp văn bản một phần bằng cách sử dụng ký tự đại diện (wildcards), thay thế nhu cầu sử dụng các cách giải quyết tốn thời gian.

Xem thêm: Top 5 tính năng Excel ít người biết đến đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần

Mục lục

1. Cú pháp Hàm COUNTIFS (và những điều bạn cần biết)

Cú pháp của hàm COUNTIFS rất đơn giản và hợp lý:

=COUNTIFS(criteria\_range1, criteria1, [criteria\_range2, criteria2],...)

Trong đó:

criteria_range1 (bắt buộc) là phạm vi (vùng) đầu tiên được đánh giá.
criteria1 (bắt buộc) là tiêu chí (số, biểu thức, tham chiếu ô, hoặc văn bản) xác định các ô trong $criteria\_range1$ sẽ được đếm.
criteria_range2, criteria2 (tùy chọn) là cặp phạm vi-tiêu chí thứ hai, và có thể lên đến 127 cặp.

Dưới đây là một số điểm quan trọng cần lưu ý:

Hàm COUNTIFS có thể được sử dụng trên một phạm vi đơn lẻ hoặc nhiều phạm vi, mỗi phạm vi có nhiều tiêu chí. Ví dụ: criteria_range1 và criteria_range2 có thể là cùng một phạm vi hoặc các phạm vi khác nhau. Để đếm dữ liệu dựa trên một tiêu chí duy nhất, hãy sử dụng hàm COUNTIF đơn giản hơn.
Mỗi $criteria\_range$ phải có cùng số lượng hàng và cột. Mặc dù các phạm vi không cần phải liền kề, nhưng hình dạng của chúng phải khớp nhau.
Các tiêu chí có thể được mã hóa cứng (hard-coded) vào công thức hoặc tham chiếu đến một ô chứa các điều kiện. Nếu một tiêu chí tham chiếu đến một ô trống, nó được coi là số không (0).

Hãy cùng xem xét một số ví dụ thực tế.

Để theo dõi xuyên suốt khi bạn đọc hướng dẫn này, hãy tải xuống bản sao miễn phí của sổ làm việc Excel được sử dụng trong các ví dụ. Sau khi bạn nhấp vào liên kết, bạn sẽ tìm thấy nút tải xuống ở góc trên bên phải màn hình và khi bạn mở tệp, bạn sẽ tìm thấy mỗi kịch bản trên một tab trang tính riêng biệt.

2. Sử dụng COUNTIFS để đếm số lượng mục đáp ứng hai tiêu chí

Theo mặc định, hàm COUNTIFS sử dụng logic AND (VÀ). Nói cách khác, một hàng sẽ chỉ được đếm nếu tất cả các điều kiện được đáp ứng.

Kịch bản 1: Bạn có một danh sách tồn kho bán hàng trong một bảng Excel tên là T_Sales, và bạn muốn biết có bao nhiêu giao dịch đáp ứng hai tiêu chí cụ thể: khu vực (region) là “East” (Miền đông), VÀ sản phẩm (product) là “Desk” (Bàn làm việc).

Dưới đây là công thức bạn sẽ nhập vào ô G2:

=COUNTIFS(T_Sales[Region],"East",T_Sales[Product],"Desk")

Trong đó:

T_Sales[Region] cho Excel biết phải tìm kiếm trong cột Region của bảng T_Sales.
“East” là tiêu chí cho cột Region.
T_Sales[Product] cho Excel biết phải tìm kiếm trong cột Product của cùng một bảng.
“Desk” là tiêu chí cho cột Product.

Trong ví dụ này, các tiêu chí được mã hóa cứng (hard-coded) trực tiếp vào công thức. Phương pháp này nhanh chóng, nhưng nếu bạn muốn thay đổi tiêu chí, chẳng hạn như thay “East” thành “West”, bạn sẽ cần chỉnh sửa công thức trực tiếp. Tôi sẽ chỉ cho bạn một phương pháp tốt hơn trong Kịch bản 2.

Vì hàm COUNTIFS sử dụng logic AND, nên chỉ những giao dịch đáp ứng cả hai tiêu chí mới được đếm. Cũng xin lưu ý rằng các tiêu chí nằm trong dấu ngoặc kép. Đây là yêu cầu luôn luôn khi bạn tham chiếu văn bản trong các công thức Excel.

3. Sử dụng COUNTIFS với tham chiếu ô

Thực hành tốt nhất khi sử dụng COUNTIFS—hay bất kỳ công thức Excel nào sử dụng tiêu chí—là lưu trữ tiêu chí của bạn trong các ô riêng biệt và tham chiếu chúng trong công thức. Điều này mang lại sự linh hoạt tức thì: thay đổi một trong các ô tiêu chí, và số đếm của bạn sẽ được cập nhật ngay lập tức.

3.1. Tìm kiếm kết quả khớp chính xác

Cách đơn giản nhất để sử dụng tham chiếu ô trong công thức COUNTIFS là khi bạn đang tìm kiếm kết quả khớp văn bản chính xác hoặc một giá trị cụ thể.

Kịch bản 2: Bạn muốn đếm tất cả các giao dịch trong bảng T_Transac mà khu vực và sản phẩm khớp với tiêu chí trong ô G1 và G2.

Dưới đây là công thức cho ô G3:

=COUNTIFS(T\_Transac[Region], G1, T\_Transac[Product], G2)

Trong đó:

T_Transac[Region] cho Excel biết phải tìm kiếm trong cột Region của bảng T_Transac.
Ô G1 chứa tiêu chí cho cột Region.
T_Transac[Product] cho Excel biết phải tìm kiếm trong cột Product của cùng một bảng.
Ô G2 chứa tiêu chí cho cột Product.

Bây giờ, khi bạn thay đổi các tiêu chí trong ô G1 và G2, số đếm sẽ tự động cập nhật. Đây là những gì xảy ra khi tôi thay đổi khu vực thành “south” và sản phẩm thành “desk”.

Tiến thêm một bước nữa và tạo danh sách thả xuống xác thực dữ liệu (data validation drop-down lists) cho các ô tiêu chí. Điều này giúp tiết kiệm việc nhập thủ công và đảm bảo chỉ các tùy chọn khả thi được nhập.

3.2. Sử dụng toán tử so sánh

Quá trình này hơi khác một chút khi bạn cần sử dụng các toán tử so sánh ( $>, <, >=, <=, <>$ ) để xác định tiêu chí của mình. Cụ thể, bạn cần sử dụng dấu và (&) để nối (concatenate) toán tử với tham chiếu ô.

Kịch bản 3: Bạn muốn đếm tất cả các giao dịch trong bảng T_Tracker mà số giao dịch (transaction number) lớn hơn số trong ô G1, VÀ số lượng đơn vị đã bán (units sold) lớn hơn số trong ô G2.

Đây là công thức bạn cần nhập vào ô G3:

=COUNTIFS(T_Tracker[Transaction],">"&G1,T_Tracker[Sold],">"&G2)

Trong đó:

T_Tracker[Transaction] cho Excel biết phải tìm kiếm trong cột Transaction của bảng T_Tracker.
“>”&G1 cho Excel biết bao gồm các giá trị trong cột Transaction lớn hơn giá trị trong ô G1.
T_Tracker[Sold] cho Excel biết phải tìm kiếm trong cột Sold của cùng một bảng.
“>”&G2 cho Excel biết bao gồm các giá trị trong cột Sold lớn hơn giá trị trong ô G2.

Ngoài ra, bạn có thể đặt các toán tử so sánh vào chính các ô tiêu chí:

=COUNTIFS(T_Tracker[Transaction],G1,T_Tracker[Sold],G2)

Mặc dù cách này trông gọn gàng hơn, nhưng dễ xảy ra lỗi hơn vì bạn có thể quên thêm toán tử.

4. Sử dụng COUNTIFS để đếm các số nằm giữa hai ranh giới

Sự linh hoạt của cú pháp COUNTIFS trở nên rõ ràng khi bạn cần xác định một phạm vi số. Điều này là do bạn có thể chỉ định hai tiêu chí độc lập trên cùng một tập dữ liệu.

Kịch bản 4: Bạn muốn đếm số lượng giao dịch trong bảng T_SalesData có số lượng bán hàng lớn hơn hoặc bằng ranh giới thấp trong ô G1 VÀ nhỏ hơn ranh giới cao trong ô G2.

Dưới đây là công thức bạn cần nhập vào ô G3:

=COUNTIFS(T\_SalesData[Sold],">="\&G1, T\_SalesData[Sold],"<"\&G2)

Trong đó:

T_SalesData[Sold] cho Excel biết phải tìm kiếm trong cột Sold của bảng T_SalesData.
“>=”&G1 cho Excel biết bao gồm các giá trị trong cột Sold lớn hơn hoặc bằng giá trị trong ô G1.
T_SalesData[Sold] cho Excel biết phải tìm kiếm lại trong cùng cột Sold cho điều kiện thứ hai.
“<“&G2 cho Excel biết bao gồm các giá trị trong cột Sold nhỏ hơn giá trị trong ô G2.

Công thức này tận dụng logic AND cố hữu của hàm COUNTIFS bằng cách chỉ đếm các giao dịch có số lượng bán hàng $>= 3$ và số lượng bán hàng $< 8$ . Vì điều này yêu cầu toán tử so sánh, quy tắc nối (toán tử nằm trong dấu ngoặc kép, nối với dấu và) được áp dụng cho cả hai tiêu chí.

5. Tổng hợp các công thức COUNTIFS để đánh giá OR

Như chúng ta đã thấy, hàm COUNTIFS sử dụng logic AND theo mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể buộc nó mô phỏng logic OR (HOẶC), trong đó một mục được đếm nếu bất kỳ tiêu chí nào được đáp ứng. Để làm điều này, bạn chỉ cần tính tổng của nhiều công thức COUNTIFS riêng biệt.

Kịch bản 5: Bạn cần đếm số lượng giao dịch trong bảng T_Sales2025 đáp ứng một trong hai điều kiện riêng biệt sau:

Giao dịch từ khu vực trong ô G1 VÀ số lượng mặt hàng đã bán ít nhất bằng giá trị trong ô I1.
HOẶC giao dịch từ khu vực trong ô G2 VÀ số lượng mặt hàng đã bán ít nhất bằng giá trị trong ô I2.

Đây là công thức cho ô G4:

COUNTIFS(T\_Sales2025[Region],G2,T\_Sales2025[Sold],">="\&I2)

Mặc dù công thức này có vẻ phức tạp, nhưng khi bạn phân tích nó, nó thực ra rất đơn giản:

Dòng công thức đầu tiên tính số đếm trong đó cột Region bằng giá trị văn bản trong ô G1 (north), và cột Sold lớn hơn hoặc bằng giá trị số trong ô I1 (5).
Dấu + hướng dẫn Excel cộng kết quả của phép đếm thứ nhất và thứ hai, mô phỏng phép toán OR.
Dòng công thức cuối cùng tính số đếm trong đó cột Region bằng giá trị văn bản trong ô G2 (south), và cột Sold lớn hơn hoặc bằng giá trị số trong ô I2 (5).

6. Sử dụng COUNTIFS với ký tự đại diện cho kết quả khớp một phần

Khi tiêu chí của bạn liên quan đến văn bản, bạn có thể sử dụng ký tự đại diện (wildcard characters) để thực hiện các phép khớp một phần. Điều này cho phép bạn đếm các mục chứa một từ, bắt đầu bằng một chữ cái cụ thể hoặc tuân theo một mẫu nhất định.

Hai ký tự đại diện chính là:

Dấu sao (*): Đại diện cho bất kỳ chuỗi nào gồm không hoặc nhiều ký tự.
Dấu chấm hỏi (?): Đại diện cho bất kỳ một ký tự đơn lẻ nào.

Kịch bản 6: Bạn cần đếm các giao dịch trong bảng T_Sal mà sản phẩm bắt đầu bằng “e”, VÀ tên khu vực có đúng bốn ký tự (chẳng hạn như east hoặc west, chứ không phải north hay south).

Dưới đây là công thức để nhập vào ô G3:

=COUNTIFS(T_Sal[Product],"e*",T_Sal[Region],"????")

Trong đó:

T_Sal[Product] cho Excel biết phải tìm kiếm trong cột Product của bảng T_Sal.
“e*” đếm bất kỳ chuỗi văn bản nào trong cột Product bắt đầu bằng “e” theo sau là bất kỳ số lượng ký tự nào.
T_Sal[Region] cho Excel biết phải tìm kiếm trong cột Region của cùng một bảng.
“????” đếm bất kỳ chuỗi văn bản nào trong cột Region chứa đúng bốn ký tự.

Các tiêu chí có ký tự đại diện luôn phải được đặt trong dấu ngoặc kép.

Mặc dù tôi đã mã hóa cứng (hard-coded) tiêu chí ký tự đại diện trong ví dụ trên để minh họa công thức hoạt động như thế nào, nhưng phương pháp tốt nhất là làm cho chúng trở nên động (dynamic) bằng cách sử dụng phép nối (concatenation). Ví dụ, bạn có thể nhập e* và ???? vào các ô G1 và G2, tương ứng, và sử dụng công thức sau:

=COUNTIFS(T\_Sal[Product],G1,T\_Sal[Region],G2)

Hoặc, nếu bạn chỉ nhập e vào G1 và ???? vào G2, bạn dùng công thức:

=COUNTIFS(T\_Sal[Product],G1\&"*",T\_Sal[Region],G2)

Để tìm kiếm một dấu sao hoặc dấu chấm hỏi theo nghĩa đen trong dữ liệu của bạn, hãy đặt dấu ngã (~) ngay trước nó. Ví dụ: để đếm các sản phẩm có mã 123*A, tiêu chí của bạn sẽ là "123~*A".

COUNTIFS là một phần của nhóm hàm Excel mạnh mẽ tuân theo logic tương tự. Giờ đây bạn đã biết cách nó hoạt động, bạn có thể tìm tổng hoặc trung bình của các giá trị đáp ứng nhiều tiêu chí bằng cách sử dụng các hàm SUMIFS hoặc AVERAGEIFS.

7. Kết luận

Trong Excel, việc đếm dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí thường khiến không ít người dùng cảm thấy phức tạp và mất thời gian. Tuy nhiên, với hàm Excel duy nhất được giới thiệu trong bài viết, bạn hoàn toàn có thể giải quyết bài toán này một cách gọn gàng, chính xác và hiệu quả. Chỉ cần nắm vững cách sử dụng và áp dụng đúng ngữ cảnh, bạn sẽ giảm đáng kể số lượng công thức rườm rà, đồng thời tăng tốc độ xử lý dữ liệu trong công việc hằng ngày.

Việc thành thạo các hàm đếm theo nhiều điều kiện không chỉ giúp bạn làm việc chuyên nghiệp hơn với Excel mà còn nâng cao khả năng phân tích dữ liệu, báo cáo và ra quyết định. Đây là kỹ năng rất quan trọng đối với dân văn phòng, kế toán, phân tích dữ liệu hay bất kỳ ai thường xuyên làm việc với bảng tính.

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng Logic Boolean trong Microsoft Excel

Nếu bạn cần tư vấn máy tính, cài đặt phần mềm Office, tối ưu Excel cho công việc hoặc nâng cấp thiết bị phục vụ học tập và làm việc, COHOTECH là địa chỉ đáng tin cậy để bạn tham khảo. COHOTECH chuyên cung cấp laptop, PC, linh kiện và giải pháp công nghệ chính hãng, kèm theo dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tận tâm và chuyên nghiệp.

Bạn thường dùng hàm Excel nào để xử lý dữ liệu nhiều điều kiện? Hãy để lại bình luận bên dưới để cùng chia sẻ kinh nghiệm, và đừng quên chia sẻ bài viết để nhiều người khác có thể làm việc với Excel nhanh và hiệu quả hơn nhé!