Top 8 công cụ dọn dẹp hộp thư Gmail tốt nhất năm 2025

Posted by

On 15/08/2025

Tình trạng quá tải email đã trở thành một vấn đề lớn hiện nay. Hộp thư đến của chúng ta liên tục bị ngập trong các email quảng cáo, bản tin, thông báo và các tin nhắn không cần thiết, chôn vùi những email thực sự quan trọng. Các công cụ dọn dẹp email cung cấp một giải pháp để kiểm soát sự hỗn loạn này.

Một công cụ quản lý hộp thư đến hiệu quả sẽ giúp bạn dọn dẹp Gmail, tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự bực bội. Nó có thể tự động hủy đăng ký các bản tin, lọc các email ít quan trọng hoặc lên lịch để các tin nhắn xuất hiện lại khi cần. Việc làm chủ quản lý email sẽ giúp tăng năng suất làm việc.

Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện về các công cụ dọn dẹp hộp thư Gmail hàng đầu mà bạn nên thử trong năm 2025. Hãy tìm kiếm công cụ quản lý email lý tưởng cho nhu cầu của bạn từ danh sách được chọn lọc kỹ lưỡng này. Đồng thời, bài viết cũng sẽ hướng dẫn cách xây dựng thói quen để giữ hộp thư đến luôn gọn gàng, giúp bạn tối ưu hóa Gmail và duy trì sự tập trung.

Xem thêm: Top phần mềm điều khiển máy tính từ xa tốt nhất 2025: Từ miễn phí đến chuyên nghiệp

Mục lục

1. Top 8 công cụ dọn dẹp hộp thư Gmail tốt nhất năm 2025

Bạn đang tự hỏi làm thế nào để dọn dẹp hộp thư Gmail của mình? Đừng lo lắng. Các công cụ quản lý email phù hợp có thể giúp bạn làm sạch và sắp xếp hộp thư đến của mình. Dưới đây là 8 công cụ dọn dẹp hộp thư Gmail hàng đầu dành cho người dùng trong năm 2025:

1.1. Unroll.me

Unroll.me là một trong những công cụ dọn dẹp hộp thư phổ biến nhất với hơn 5 triệu người dùng. Nó hoạt động bằng cách quét hộp thư của bạn và phân loại các bản tin đăng ký vào các gói gọn gàng, được gọi là Rollups. Unroll.me cho phép người dùng dễ dàng hủy đăng ký các email không mong muốn, tổng hợp các email quan trọng vào một bản tóm tắt hàng ngày và giữ cho hộp thư đến luôn sạch sẽ, ngăn nắp.

Các tính năng chính:

Gom các bản tin đăng ký vào một bản tóm tắt hàng ngày để dọn dẹp hộp thư.
Cho phép hủy đăng ký các email không mong muốn chỉ với một cú nhấp chuột.
Cung cấp phân tích về các bản tin bạn đã đăng ký và tần suất bạn tương tác với từng người gửi.
Hoạt động trên Gmail, Yahoo, Outlook, AOL và các tài khoản khác.
Có phiên bản miễn phí.

Ưu điểm:

Giao diện đơn giản giúp việc dọn dẹp bản tin đăng ký trở nên dễ dàng.
Tiết kiệm thời gian bằng cách quản lý tất cả bản tin đăng ký tại một nơi.
Giúp xác định và hủy đăng ký các bản tin không còn sử dụng hoặc đã quên.
Tính năng xem trước cho phép bạn xem nội dung các bản tin trước khi hủy đăng ký.

Nhược điểm:

Yêu cầu liên kết tài khoản email, có thể gây lo ngại về quyền riêng tư.
Đôi khi có lỗi khi gom các hộp thư đến phức tạp.
Phiên bản miễn phí có tính năng hạn chế so với bản trả phí.

Với tính năng Rollup trực quan và khả năng hủy đăng ký chỉ với một cú nhấp chuột, Unroll.me rất phù hợp để dọn dẹp hộp thư một cách nhanh chóng bằng cách quản lý các bản tin đăng ký số lượng lớn. Phiên bản miễn phí cung cấp các chức năng dọn dẹp cơ bản.

1.2. SaneBox

SaneBox sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), bộ lọc và tự động hóa để quản lý hộp thư đến một cách tiên tiến. Nó phân tích hành vi email của bạn để lọc các tin nhắn ít quan trọng ra khỏi hộp thư chính.

SaneBox sử dụng các thuật toán nâng cao để phân loại email dựa trên mức độ quan trọng, tự động di chuyển các tin nhắn ít khẩn cấp hơn vào một thư mục riêng gọi là “SaneLater”. Điều này giúp người dùng tập trung vào các email quan trọng nhất, đồng thời giảm bớt sự lộn xộn. SaneBox cũng cung cấp các tính năng như hoãn lại (snooze), nhắc nhở và theo dõi email để nâng cao năng suất và khả năng sắp xếp.

Các tính năng chính:

Sử dụng các thuật toán nâng cao để lọc email có độ ưu tiên thấp.
Tự học dựa trên thói quen sử dụng email của bạn.
Tự động hủy đăng ký các bản tin không mong muốn.
Hoạt động trên web, di động và tích hợp với IFTTT.
Có bản dùng thử miễn phí 14 ngày.

Ưu điểm:

Có thể tùy chỉnh cao, lọc và tách email quan trọng.
Khả năng tự học giúp cải thiện theo thời gian.
Các công cụ đào tạo đơn giản giúp ưu tiên người gửi.
Quy tắc linh hoạt cho phép tinh chỉnh các bộ lọc.
Tích hợp liền mạch trên các thiết bị.

Nhược điểm:

Yêu cầu thiết lập và “đào tạo” ban đầu khá nhiều.
Không lý tưởng cho người dùng có nhu cầu email đơn giản.
Giá cao hơn so với các ứng dụng khác.

Đối với những người muốn tối ưu hóa hộp thư một cách nghiêm túc, SaneBox cung cấp khả năng lọc và tự động hóa tiên tiến dựa trên máy học và thuật toán. Nó giảm sự lộn xộn hiệu quả sau khi được “đào tạo”, mặc dù có một chút khó khăn ban đầu.

1.3. Cleanfox

Cleanfox có một cách tiếp cận khác bằng cách tập trung vào việc hủy đăng ký các danh sách gửi thư không mong muốn. Nó tự động phát hiện và hủy đăng ký chỉ với một cú nhấp chuột. CleanFox cũng cung cấp thông tin chi tiết về thói quen email của bạn, chẳng hạn như tác động môi trường của các bản tin đã đăng ký, giúp bạn quản lý dấu vết kỹ thuật số của mình một cách bền vững hơn. Nhìn chung, CleanFox là một công cụ đơn giản và hiệu quả để giữ cho hộp thư Gmail của bạn sạch sẽ và ngăn nắp.

Các tính năng chính:

Hủy đăng ký danh sách gửi thư chỉ với một cú nhấp chuột.
Đề xuất hủy đăng ký dựa trên những người gửi mà bạn thường bỏ qua.
Chặn trình theo dõi trong email để bảo vệ quyền riêng tư.
Có cả gói miễn phí và trả phí.

Ưu điểm:

Việc hủy đăng ký cực kỳ đơn giản giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Giảm sự lộn xộn trong hộp thư bằng cách loại bỏ các danh sách không sử dụng.
Tiện ích mở rộng trình duyệt hoạt động trên Gmail web.
Giúp hạn chế việc theo dõi email và bảo vệ quyền riêng tư.

Nhược điểm:

Chỉ giới hạn ở việc hủy đăng ký, không phải là một công cụ quản lý hộp thư đầy đủ.
Ứng dụng di động chỉ có sẵn trên thiết bị iOS.
Đôi khi hủy nhầm các bản tin cần thiết.

Để nhanh chóng xóa các danh sách email không mong muốn, Cleanfox là một công cụ đơn giản và hiệu quả. Tuy nhiên, hãy cẩn thận vì đôi khi nó có thể hủy đăng ký nhầm các danh sách bạn muốn giữ.

1.4. Inbox When Ready

Inbox When Ready mang đến một cách tiếp cận khác bằng cách loại bỏ áp lực từ một hộp thư đến luôn đầy. Nó cho phép bạn tạm dừng hộp thư đến và chỉ nhận email khi bạn thực sự sẵn sàng. Công cụ này cho phép người dùng tạm thời ẩn hộp thư đến, ngăn các email mới xuất hiện cho đến khi họ sẵn sàng xem. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho những người phải vật lộn với tình trạng quá tải email và cần tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng mà không bị gián đoạn.

Inbox When Ready cũng cung cấp các tính năng bổ sung như cài đặt tạm dừng tùy chỉnh và khả năng đặt thời gian cụ thể để hộp thư đến hiển thị, giúp người dùng kiểm soát tốt hơn trải nghiệm email của mình.

Các tính năng chính:

Tạm dừng hộp thư đến theo yêu cầu để tránh bị phân tâm.
Cấp quyền truy cập hộp thư đến theo các khoảng thời gian có thể tùy chỉnh.
Nhanh chóng mở lại hộp thư bất cứ lúc nào bạn muốn nhận email mới.
Có sẵn dưới dạng tiện ích mở rộng Gmail hoặc ứng dụng web.

Ưu điểm:

Loại bỏ áp lực và sự phân tâm từ hộp thư đến quá tải.
Phân chia email thành các đợt giúp giảm cảm giác choáng ngợp.
Là cách dễ dàng để tập trung mà không bỏ lỡ các tin nhắn quan trọng.
Đồng bộ hóa trên các thiết bị, bao gồm cả di động.

Nhược điểm:

Yêu cầu một số điều chỉnh trong quy trình làm việc email.
Khả năng sắp xếp và quản lý email bị hạn chế.
Mô hình đăng ký có thể làm một số người dùng e ngại.

Đối với những người muốn thay đổi hoàn toàn cách tương tác với email, Inbox When Ready cung cấp một giải pháp độc đáo. Bằng cách tạm dừng hộp thư đến, nó cho phép bạn xử lý email theo từng đợt tập trung và theo tốc độ của riêng bạn.

1.5. Mailstrom

Công cụ dọn dẹp hộp thư Mailstrom hướng đến mục tiêu giữ cho hộp thư đến của bạn luôn ở mức “không” bằng cách xử lý email nhanh chóng khi chúng đến. Nó tách email thành các thư mục ngắn hạn và dài hạn.

Mailstrom cũng cung cấp thông tin chi tiết về các mẫu email và hành vi của người gửi, giúp người dùng dễ dàng xác định và ưu tiên các tin nhắn quan trọng. Ngoài ra, nó còn cho phép hủy đăng ký hàng loạt các bản tin không mong muốn, giúp người dùng dọn dẹp hộp thư và giành lại quyền kiểm soát quy trình làm việc email. Nhìn chung, Mailstrom là một công cụ có giá trị để sắp xếp hợp lý và tối ưu hóa việc quản lý hộp thư Gmail.

Các tính năng chính:

Giao diện người dùng sáng tạo giúp xử lý email hiệu quả.
Tách ngay lập tức các email ngắn hạn và dài hạn.
Màn hình chính thông minh với 4 thư mục tùy chỉnh.

Ưu điểm:

Giao diện tập trung vào hộp thư đến giúp xử lý nhanh chóng.
Tự động sắp xếp thông minh vào các thư mục đơn giản.
Đánh dấu các email cần trả lời để dễ dàng theo dõi.
Phù hợp cho những người dùng xử lý email hàng ngày với số lượng lớn.

Nhược điểm:

Yêu cầu phong cách xử lý email nhanh chóng.
Ít tính năng hơn so với một số đối thủ cạnh tranh.
Phiên bản web trên di động thiếu một số chức năng.

Mailstrom phù hợp với những người dùng muốn duy trì một hộp thư đến cực kỳ sạch sẽ. Với triết lý “hộp thư đến bằng không”, nó khuyến khích bạn xử lý email nhanh chóng khi chúng đến để có một trạng thái tinh thần bình tĩnh, không bị phân tâm.

1.6. FollowUpThen

FollowUpThen kết hợp một công cụ dọn dẹp hộp thư với các tính năng tự động hóa nhắc nhở và theo dõi. Email có thể được hoãn lại hoặc lên lịch để xuất hiện lại khi cần. Bạn chỉ cần chuyển tiếp hoặc cc một email đến địa chỉ email cụ thể của FollowUpThen kèm theo khung thời gian mong muốn (ví dụ: 2hours@followupthen.com), và FollowUpThen sẽ gửi một email nhắc nhở vào thời điểm đã chỉ định. Điều này cho phép bạn dễ dàng đặt lời nhắc cho các email hoặc nhiệm vụ quan trọng mà không làm lộn xộn hộp thư đến với các phần mềm hoặc plugin bổ sung.

FollowUpThen cũng cung cấp các tính năng bổ sung như nhắc nhở định kỳ và nhắc nhở tùy chỉnh để tăng tính linh hoạt và khả năng sắp xếp.

Các tính năng chính:

Loại bỏ sự lộn xộn bằng cách cho email xuất hiện lại sau này.
Cho phép bạn lên lịch ngay lập tức để email trở lại vào một ngày cụ thể.
Cung cấp một bộ công cụ sắp xếp như lịch và ghi chú.
Có phiên bản miễn phí với các tùy chọn nâng cấp.

Ưu điểm:

Việc email xuất hiện lại giúp hộp thư đến luôn sạch.
Lịch giúp dễ dàng quản lý các email đã hoãn lại.
Ghi chú và nhắc nhở giúp bạn luôn ngăn nắp.
Chế độ xem ba khung cung cấp nhiều ngữ cảnh.

Nhược điểm:

Giao diện có thể hơi lộn xộn.
Yêu cầu thời gian học hỏi nhiều hơn so với các công cụ cơ bản.
Phiên bản miễn phí khá hạn chế.

Đối với người dùng cần thường xuyên hoãn email lại sau, FollowUpThen cung cấp một hệ thống để tự động đưa chúng trở lại khi cần. Kết hợp với lịch và lời nhắc, nó giúp bạn quản lý email một cách gọn gàng.

1.7. Sortd

Sortd là một công cụ sắp xếp email tập trung vào việc tự động phân loại hộp thư đến dựa trên người gửi và nội dung. Nó học các bộ lọc để phản ánh mức độ ưu tiên của bạn. Với Sortd, người dùng có thể ưu tiên email, đặt ngày đến hạn và cộng tác với các thành viên trong nhóm trực tiếp trong Gmail. Nó cung cấp các tính năng như theo dõi email, hoãn lại và nhắc nhở để giúp bạn nắm bắt công việc hiệu quả hơn. Sortd cũng tích hợp liền mạch với các công cụ quản lý nhiệm vụ phổ biến như Trello và Asana, cung cấp cho người dùng một nền tảng thống nhất để quản lý cả email và nhiệm vụ.

Các tính năng chính:

Tự động phát hiện các mẫu và chủ đề email.
Tự động sắp xếp và lọc thông minh.
Chế độ xem hộp thư đến được phân loại theo tab.

Ưu điểm:

Các bộ lọc tự động giúp giảm nỗ lực sắp xếp thủ công.
Chế độ xem theo tab giúp tách biệt các chủ đề.
Các công cụ đào tạo dễ dàng giúp cải thiện khả năng tự động sắp xếp theo thời gian.
Các danh mục phản ánh mức độ ưu tiên của bạn.

Nhược điểm:

Quá trình cài đặt và thiết lập kém thân thiện với người dùng.
Thời gian học ban đầu chậm trước khi đạt được kết quả mong muốn.
Giá cao hơn so với một số đối thủ cạnh tranh.

Để tự động phân loại email và giảm việc sắp xếp thủ công, Sortd sử dụng máy học và ngày càng cải thiện khi bạn sử dụng nó nhiều hơn. Chế độ xem tự động này giúp dọn dẹp hộp thư đến, đồng thời vẫn cung cấp quyền truy cập đầy đủ.

1.8. Polymail

Polymail hướng đến mục tiêu trở thành một giải pháp email toàn diện, cung cấp khả năng sắp xếp mạnh mẽ thông qua các tính năng như hoãn lại, gửi sau và theo dõi. Nó kết hợp một công cụ dọn dẹp hộp thư với một ứng dụng email đầy đủ. Ngoài ra, Polymail còn cung cấp các tính năng cộng tác như mẫu email được chia sẻ và hồ sơ liên hệ, lý tưởng cho các nhóm làm việc cùng nhau trong các chiến dịch email hoặc giao tiếp với khách hàng.

Nhìn chung, Polymail là một giải pháp email toàn diện, kết hợp các tính năng mạnh mẽ với thiết kế trực quan để cải thiện năng suất và khả năng sắp xếp email.

Các tính năng chính:

Các tính năng thông minh như hoãn lại, gửi sau và nhắc nhở.
Sắp xếp và ưu tiên bằng máy học.
Các bộ lọc nhanh, như bản tin so với email cá nhân.
Có ứng dụng di động và máy tính để bàn.
Có phiên bản miễn phí với tùy chọn nâng cấp trả phí.

Ưu điểm:

Cung cấp một bộ công cụ quản lý email toàn diện.
Giao diện trực quan và dễ điều hướng.
Trợ lý thông minh giúp bạn luôn ngăn nắp.
Lịch tích hợp hoạt động rất tốt để lên lịch.
Phiên bản miễn phí có nhiều tính năng.

Nhược điểm:

Vẫn thiếu một số tính năng của các ứng dụng email độc lập.
Ứng dụng di động chỉ có sẵn trên iOS.
Tính năng trò chuyện tích hợp cảm giác không liền mạch với email.

Với việc nhấn mạnh vào năng suất được hỗ trợ bởi AI, Polymail mang đến một loạt các tính năng để sắp xếp hộp thư đến của bạn. Phiên bản miễn phí cung cấp quyền truy cập vào hầu hết các lợi ích chính.

2. Nhận xét cuối cùng

Khi sự lộn xộn trong hộp thư đến tích tụ nhanh chóng, một công cụ dọn dẹp email tốt là điều cần thiết để quản lý Gmail. Các công cụ sắp xếp hộp thư đến hàng đầu trong năm 2025 cung cấp nhiều cách tiếp cận khác nhau, từ dọn dẹp và tự động hủy đăng ký đến hoãn email và tạm dừng hộp thư đến.

Khi chọn một giải pháp, hãy xem xét các vấn đề lớn nhất của hộp thư đến và cách phong cách gửi email của bạn phù hợp với các tính năng khác nhau. Bạn muốn tự động hóa bằng AI? Hủy đăng ký nhanh chóng? Hay phân lô email? Việc chọn đúng giải pháp có thể giúp bạn kiểm soát email của mình.

Dù bạn chọn công cụ nào, việc thiết lập thói quen dọn dẹp hộp thư đến là rất quan trọng. Hãy dành vài phút mỗi sáng hoặc tối để xử lý các email mới và giữ cho hộp thư đến của bạn luôn ở mức “không”. Kết hợp các công cụ phù hợp với thói quen nhất quán sẽ giúp việc giữ cho email không bị lộn xộn trở nên bền vững.

Một hộp thư đến sạch sẽ và ngăn nắp giúp giảm căng thẳng, giúp bạn tìm thấy các tin nhắn quan trọng và cho phép bạn tập trung vào công việc có ý nghĩa hơn. Đừng chấp nhận một hộp thư đến lộn xộn, hỗn loạn. Hãy kiểm soát và chọn một trong những công cụ dọn dẹp Gmail mạnh mẽ này để mang lại sự bình yên và trật tự cho email của bạn.

3. Câu hỏi thường gặp

1. Hộp thư đến sạch sẽ mang lại những lợi ích gì?

Hộp thư đến sạch sẽ giúp tăng năng suất bằng cách giúp bạn tìm email quan trọng dễ dàng hơn. Nó giảm căng thẳng do quá tải email và thúc đẩy sự tập trung bằng cách loại bỏ những phiền nhiễu.

2. Tôi nên dọn dẹp và sắp xếp hộp thư đến bao lâu một lần?

Hãy cố gắng xử lý và dọn dẹp hộp thư đến ít nhất mỗi ngày một lần. Một số chuyên gia năng suất khuyên bạn nên xử lý email 2-3 lần mỗi ngày để luôn cập nhật các tin nhắn mới khi chúng đến.

3. Tôi nên tìm kiếm điều gì ở một công cụ dọn dẹp email?

Hãy tìm các tính năng phù hợp với những vấn đề lớn nhất của bạn, cho dù đó là tự động hóa, hủy đăng ký, hoãn email hay sắp xếp. Hãy xem xét cả tính dễ sử dụng, khả năng truy cập trên di động và giá cả.

4. Làm thế nào để xây dựng thói quen dọn dẹp hộp thư đến thường xuyên?

Hãy lên lịch thời gian trên lịch của bạn, dù chỉ là 15 phút. Xử lý email theo đợt, chỉ tập trung vào việc đó. Biến nó thành một phần trong thói quen hàng ngày của bạn, chẳng hạn như làm việc đó ngay khi thức dậy.

4. Kết luận

Top 8 công cụ dọn dẹp hộp thư Gmail tốt nhất năm 2025 mang đến những giải pháp hiệu quả để giữ cho hộp thư của bạn luôn gọn gàng, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất quản lý email. Từ xóa email rác, sắp xếp thông minh đến tự động hóa quy trình, những công cụ này giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất mà không bị ngập trong hàng loạt thư không cần thiết. Dù bạn là người dùng cá nhân hay doanh nghiệp, việc sử dụng các công cụ này sẽ biến Gmail thành một không gian làm việc sạch sẽ và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Xem thêm: Top 6 phần mềm tối ưu và dọn dẹp PC tốt nhất cho Windows 11/10

Hãy ghé thăm COHOTECH – cửa hàng công nghệ uy tín, nơi cung cấp các thiết bị và giải pháp hỗ trợ quản lý công việc số với giá cả cạnh tranh và dịch vụ tận tâm. Nâng cấp trải nghiệm quản lý email của bạn ngay hôm nay!

Bạn đã thử công cụ dọn dẹp Gmail nào trong danh sách này chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm, cảm nhận hoặc câu hỏi của bạn trong phần bình luận bên dưới. Đừng quên chia sẻ bài viết này với bạn bè và đồng nghiệp để cùng khám phá cách tối ưu hóa hộp thư Gmail tốt nhất nhé!