Mọi thứ bạn cần nên biết về xác thực dữ liệu trong Microsoft Excel

Cho dù bạn muốn hạn chế dữ liệu nhập, đảm bảo tính nhất quán, hay tránh lỗi, xác thực dữ liệu (data validation) trong Microsoft Excel là công cụ dành cho bạn. Nó cũng có thể đóng vai trò là một lưới an toàn quan trọng nếu bạn có kế hoạch chia sẻ sổ làm việc của mình với những người mới sử dụng Excel hoặc không quen thuộc với bảng tính của bạn.

Xác thực dữ liệu có thể dễ dàng bị ghi đè hoặc hủy bỏ. Nó không phải là một cách hoàn hảo để đảm bảo rằng dữ liệu được nhập vào các ô nằm trong các tham số đã chỉ định.

Để áp dụng các quy tắc xác thực dữ liệu cho một ô hoặc một phạm vi đã chọn, hãy đi tới tab “Data” (Dữ liệu) trên thanh ribbon và nhấp vào nửa trên của biểu tượng “Data Validation” (Xác thực dữ liệu) nếu bạn đang sử dụng màn hình rộng, hoặc nửa bên trái của biểu tượng nếu bạn đang sử dụng màn hình hẹp hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn cách bật hoặc tắt lệnh rảnh tay Hey Copilot trên Windows 11

1. Các loại quy tắc xác thực dữ liệu bạn có thể đặt trong Excel

Sau khi bạn mở hộp thoại Data Validation (xác thực dữ liệu), bạn sẽ thấy ba tab.

Trong số các tab này, tab Settings (cài đặt) là nơi bạn có thể tạo các quy tắc xác thực dữ liệu. Dưới đây là các tùy chọn khác nhau bạn có thể chọn trong trường Allow (cho phép).

1.1. Any Value (mặc định)

Theo mặc định, các ô trong Excel có thể chấp nhận bất kỳ loại nhập liệu nào, dù là văn bản, số, hay công thức. Đó là lý do tại sao trường Allow trong tab Settings của hộp thoại Data Validation mặc định là Any Value (bất kỳ giá trị nào).

Mặc dù tùy chọn này có vẻ thừa thãi, nhưng thực ra nó rất tiện dụng nếu bạn muốn cho phép bất kỳ loại nhập liệu nào vào một ô nhưng lại muốn một thông báo xuất hiện khi ô đó được chọn. Cuộn đến phần “Thiết lập thông báo nhập liệu xác thực dữ liệu trong Excel” của bài viết này để biết thêm thông tin về thông báo nhập liệu.

1.2. Whole Number (số nguyên)

Tùy chọn Whole Number (số nguyên) giới hạn các mục nhập vào phải là số nguyên. Nói cách khác, nếu một số thập phân được nhập vào ô, nó sẽ không khớp với quy tắc xác thực dữ liệu. Sau khi chọn “Whole Number“ trong trường Allow, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn giới hạn khác mà bạn có thể áp dụng để chỉ định thêm các tham số mà các số nguyên phải tuân theo.

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, việc chọn “Between“ (Giữa) trong trường Data (dữ liệu) cho phép bạn nhập giá trị tối thiểu và tối đa.

Ngoài việc chỉ định các tham số dưới dạng giá trị, bạn cũng có thể tham chiếu đến các ô. Ở đây, giá trị tối thiểu được gõ vào ô L2 và giá trị tối đa được gõ vào ô L3.

Tham chiếu các ô thay vì gõ các giá trị vào các trường này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng thay đổi các giới hạn mà không cần phải mở lại hộp thoại.

Lưu ý: Những thay đổi đối với quy tắc xác thực dữ liệu không áp dụng cho dữ liệu đã được nhập vào ô trước đó. Chúng chỉ được thực thi khi dữ liệu mới được nhập hoặc dữ liệu hiện có được chỉnh sửa.

1.3. Decimal (số thập phân)

Chọn “Decimal“ (số thập phân) trong danh sách Allow có nghĩa là các ô mà quy tắc áp dụng có thể chấp nhận cả số nguyên và số thập phân. Tương tự như tùy chọn Whole Number, khi bạn chọn “Decimal“, các tùy chọn bổ sung sẽ xuất hiện cho phép bạn thêm tính cụ thể vào quy tắc, và bạn có thể nhập giá trị hoặc tham chiếu ô vào các trường bổ sung này.

1.4. List (danh sách)

Khi bạn chọn “List“ (danh sách) trong trường Allow, chỉ các giá trị từ một danh sách được xác định trước mới được phép, và chúng sẽ xuất hiện dưới dạng một menu thả xuống khi ô được chọn.

Ngoài việc nhấp vào mũi tên xuống trong một ô có chứa danh sách thả xuống, bạn cũng có thể chọn ô đó và sử dụng phím tắt Alt + Mũi tên xuống.

Có nhiều cách khác nhau để xác định danh sách các giá trị được chấp nhận. Đầu tiên, bạn có thể gõ từng mục riêng lẻ vào trường Source (nguồn), mỗi mục được phân tách bằng dấu phẩy.

Thứ hai, bạn có thể chọn một phạm vi ô chứa các mục bạn muốn xuất hiện trong danh sách. Nếu các ô tạo thành một cột hoàn chỉnh trong bảng Excel đã được định dạng, phạm vi sẽ tự động mở rộng và thu hẹp khi các hàng được thêm hoặc xóa khỏi bảng.

Thứ ba, sau khi đặt tên cho một phạm vi chứa danh sách các tùy chọn, trong trường Source, bạn gõ dấu = và nhập tên này vào.

Thứ tự của các tùy chọn trong danh sách xác thực dữ liệu giống như thứ tự chúng được sắp xếp trong phạm vi nguồn. Vì vậy, hãy sắp xếp phạm vi nguồn theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số để làm cho danh sách thả xuống dễ sử dụng hơn.

Khi quyết định loại nguồn nào bạn sẽ sử dụng, hãy cân nhắc xem bạn có khả năng thêm nhiều tùy chọn hơn vào danh sách hay không. Cách hiệu quả nhất để tạo danh sách thả xuống biến đổi là định dạng các ô nguồn dưới dạng bảng Excel.

Lưu ý: Tránh chọn toàn bộ một cột làm nguồn xác thực dữ liệu, vì điều này ngăn hàng tiêu đề được đưa vào danh sách thả xuống và đảm bảo hiệu suất của sổ làm việc của bạn không bị ảnh hưởng tiêu cực bởi quy tắc xác thực dữ liệu.

1.5. Date (ngày)

Khi bạn chọn “Date“ (Ngày) trong trường Allow, nhiều tùy chọn khác sẽ xuất hiện, nơi bạn có thể xác định các tham số ngày chi tiết hơn.

Khi gõ một ngày vào một trong các trường văn bản, hãy đảm bảo bạn sử dụng định dạng ngày được nhận dạng theo cài đặt hệ thống của bạn. Ví dụ: đối với ngày 31 tháng 12 năm 2025, ở Hoa Kỳ, bạn sẽ cần gõ 12/31/2025, và ở Vương quốc Anh, 31/12/2025. Excel sẽ cho bạn biết nếu bạn chưa nhập định dạng được nhận dạng.

Tương tự, nếu bạn tham chiếu các ô chứa ngày, hãy đảm bảo chúng có định dạng số ngày phù hợp.

1.6. Time (thời gian)

Tương tự như tùy chọn Date trong trường Allow của hộp thoại Data Validation, việc chọn “Time“ (Thời Gian) sẽ mở ra các tùy chọn khác để chỉ định những gì cấu thành một mục nhập hợp lệ.

Khi gõ thời gian vào một trong các trường, bạn có thể sử dụng định dạng 12 giờ hoặc 24 giờ. Ví dụ: gõ 5:00:00 PM cho kết quả tham số giống như gõ 17:00:00. Điều tương tự cũng áp dụng cho các ô chứa ngày nếu bạn chèn tham chiếu ô vào các trường này.

1.7. Text Length (độ dài văn bản)

Chọn “Text Length“ (độ dài văn bản) nếu bạn muốn ô có giới hạn ký tự. Trong ví dụ này, các mục nhập trong các ô được chọn bị giới hạn ở 20 ký tự.

Đừng để bị đánh lừa bởi từ text (văn bản) trong Text Length—mục nhập ô có thể là văn bản, số, hoặc bất kỳ ký tự nào khác. Nếu bạn muốn giới hạn mục nhập của một ô chỉ là văn bản, hãy chuyển thẳng đến phần tiếp theo.

1.8. Custom (tùy chỉnh)

Tương tự như định dạng số tùy chỉnh, các quy tắc xác thực dữ liệu tùy chỉnh của Excel cực kỳ mạnh mẽ và mở rộng đáng kể khả năng của chương trình.

Sau khi bạn chọn “Custom“ (tùy chỉnh), bạn sẽ thấy một trường Formula (công thức) ở cuối hộp thoại.

Điều này có nghĩa là bạn có thể tự viết công thức để xác định các tham số cụ thể cho một mục nhập hợp lệ.

Ví dụ: để chỉ cho phép văn bản trong các ô A1 đến A20, chọn các ô này, mở hộp thoại “Data Validation“, chọn “Custom“, và gõ:

=ISTEXT(A1:A20)

Để chỉ cho phép số, gõ:

=ISNUMBER(A1:A20)

Để chỉ cho phép các mục nhập bắt đầu bằng “HTG“, hãy sử dụng ký tự đại diện:

=COUNTIF(A1:A20,"HTG*")

Cuối cùng, để chỉ cho phép các mục nhập duy nhất trong các ô A1 đến A5, gõ:

=COUNTIF($A$1:$A$5,A1)

Ngay sau khi gõ tham chiếu ô, nhấn F4 để thêm dấu đô la, biến nó từ một tham chiếu tương đối thành một tham chiếu tuyệt đối.

2. Thiết lập thông báo nhập liệu xác thực dữ liệu trong Excel

Tab thứ hai trong ba tab của hộp thoại Data Validation (xác thực dữ liệu) của Excel là Input Message (thông báo nhập liệu).

Tab tùy chọn này cho phép bạn xác định một thông báo sẽ hiển thị khi các ô chứa quy tắc xác thực dữ liệu được chọn. Sau khi mở tab này và đảm bảo hộp kiểm ở đầu hộp thoại đã được đánh dấu, hãy nhập tiêu đề và thông báo nhập liệu, sau đó nhấp vào “OK.”

Đây là cách thông báo xuất hiện khi một ô bị ảnh hưởng được chọn.

Thông báo nhập liệu không ảnh hưởng đến những gì có thể được nhập vào một ô – chúng chỉ đóng vai trò là thông báo trợ giúp để nhắc nhở bạn hoặc người khác về những gì nên được nhập vào ô đó.

Lưu ý: Nếu bạn thay đổi quy tắc, hãy nhớ thay đổi thông báo nhập liệu để mọi thứ khớp nhau!

3. Thiết lập cảnh báo lỗi cho dữ liệu nhập vào không chính xác trong Excel

Tab thứ ba và cũng là cuối cùng của hộp thoại Data Validation là Error Alert (cảnh báo lỗi), cho phép bạn kích hoạt một thông báo nếu dữ liệu nhập vào một ô không khớp với các quy tắc xác thực dữ liệu.

Các cảnh báo mới được xác định chỉ xuất hiện khi dữ liệu không hợp lệ mới được nhập hoặc dữ liệu hiện có được chỉnh sửa một cách không hợp lệ.

Theo mặc định, một cảnh báo lỗi Stop (dừng) (xem bảng dưới đây) sẽ xuất hiện khi dữ liệu không hợp lệ được nhập vào một ô. Bạn có thể tắt cảnh báo bằng cách bỏ chọn hộp kiểm ở đầu hộp thoại sau khi mở tab Error Alert.

Bạn có thể chọn từ ba kiểu cảnh báo: Stop (dừng), Warning (cảnh báo) và Information (thông tin).

Dưới đây là những gì bạn có thể mong đợi đối với từng kiểu:

Bất kể bạn chọn kiểu cảnh báo nào, hãy gõ tiêu đề và thông báo lỗi để quyết định những gì sẽ xuất hiện trên màn hình khi một mục nhập không hợp lệ được nhập vào. Đây là giao diện của cảnh báo Stop.

Đánh dấu chọn “Ignore Blanks“ (bỏ qua ô trống) trong tab Settings của hộp thoại Data Validation để ngăn không cho cảnh báo xuất hiện khi một ô bị bỏ trống.

4. Các mẹo khác về xác thực dữ liệu trong Excel

Dưới đây là một số điều bổ sung bạn nên biết khi sử dụng tính năng xác thực dữ liệu trong Microsoft Excel:

• Khi bạn áp dụng các quy tắc xác thực dữ liệu cho một cột trong bảng Excel, chúng sẽ tự động áp dụng cho các hàng mới khi bạn thêm chúng.
• Để làm nổi bật tất cả các ô chứa các giá trị không tuân thủ các quy tắc xác thực dữ liệu bạn đã đặt, hãy nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh biểu tượng Data Validation trong tab Data trên ribbon, và chọn “Circle Invalid Data“ (Khoanh tròn dữ liệu không hợp lệ). Sau đó, bạn sẽ thấy các vòng tròn xung quanh các ô liên quan.

• Để chọn tất cả các ô trong bảng tính có áp dụng các quy tắc xác thực dữ liệu, nhấn F5 để mở hộp thoại Go To (đi tới), nhấp vào “Special“ (đặc biệt), đánh dấu chọn “Data Validation“ (xác thực dữ liệu), và nhấp vào “OK.”
• Để sao chép một quy tắc xác thực dữ liệu từ ô này sang ô khác, trước tiên, chọn một ô hoặc phạm vi ô chứa quy tắc xác thực dữ liệu bạn muốn sao chép. Sau đó, chọn ô bạn muốn sao chép quy tắc đến, và nhấn Ctrl + Alt + V để mở hộp thoại Paste Special (dán đặc biệt). Cuối cùng, đánh dấu chọn “Validation“ (Xác thực), và nhấp vào “OK.”

• Cuối cùng, để xóa các quy tắc xác thực dữ liệu khỏi các ô đã chọn, mở hộp thoại “Data Validation“, và nhấp vào “Clear All“ (xóa tất cả).

Xác thực dữ liệu không phải là công cụ duy nhất bạn nên học nếu muốn trở thành một người dùng Excel thành thạo. Ví dụ: Power Query rất tuyệt vời để nhập và định hình dữ liệu, PivotTables là cần thiết để tóm tắt và phân tích dữ liệu nhanh chóng, và các hàm đa năng, như XLOOKUP, giúp việc tìm kiếm và truy xuất dữ liệu trở nên cực kỳ dễ dàng.

5. Kết luận

Xác thực dữ liệu trong Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ, giúp bạn đảm bảo tính chính xác, nhất quán và chuyên nghiệp cho bảng tính, từ việc giới hạn giá trị nhập, tạo danh sách thả xuống đến ngăn ngừa lỗi dữ liệu. Với những kiến thức và mẹo được chia sẻ, bạn có thể dễ dàng áp dụng tính năng này để tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo ra các báo cáo đáng tin cậy và nâng cao hiệu suất văn phòng. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn làm chủ xác thực dữ liệu, sẵn sàng biến Excel thành trợ thủ đắc lực cho mọi tác vụ từ đơn giản đến phức tạp!

Xem thêm: Hướng dẫn cách xóa Ask Copilot khỏi menu ngữ cảnh File Explorer trên Windows 11

Hãy ghé qua COHOTECH để khám phá các laptop, PC cấu hình mạnh hoặc phụ kiện công nghệ chất lượng cao, hỗ trợ làm việc mượt mà với Microsoft Excel. Với đội ngũ chuyên gia tận tâm và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, COHOTECH cam kết mang đến giải pháp tối ưu và những ưu đãi hấp dẫn để bạn chinh phục mọi thử thách công nghệ. Theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều mẹo công nghệ hữu ích và sản phẩm độc quyền!

Bạn đã sử dụng xác thực dữ liệu trong Excel như thế nào? Hãy chia sẻ kinh nghiệm hoặc đặt câu hỏi trong phần bình luận bên dưới nhé! Nếu bài viết này hữu ích, đừng quên like, share và lan tỏa đến bạn bè để cùng khám phá sức mạnh của Excel. Cảm ơn bạn đã đọc và hẹn gặp lại!