Top 5 mẹo dùng Chromebook giúp tôi tiết kiệm vô số thời gian trong Google Docs

Nếu bạn là người dùng Chromebook, thì việc tận dụng tối đa bộ công cụ năng suất (productivity suite) của Google là điều hợp lý nhất. Những chiếc máy tính nhẹ, tập trung vào web này là hoàn hảo cho trường học, đại học và thậm chí cả công việc. Nhưng nếu bạn biết một vài mẹo và thủ thuật cốt lõi về cách sử dụng Google Docs trên Chromebook của mình, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nữa. Điều đó có nghĩa là dành ít thời gian hơn cho công việc, và nhiều thời gian hơn cho việc giả vờ làm việc trong khi lướt web.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo USB Windows 11 24H2 cho máy tính không được hỗ trợ bằng Rufus và Ventoy

1. Nắm vững phím tắt Chromebook để chỉnh sửa nhanh hơn

Hầu hết mọi người đều biết các phím tắt phổ biến để sao chép, cắt và dán văn bản. Tuy nhiên, có rất nhiều phím tắt ít được biết đến khác thực sự có thể tăng tốc quy trình làm việc của bạn.

Ví dụ: nếu bạn giữ phím Launcher + Mũi tên Lên hoặc Xuống, bạn sẽ kích hoạt chức năng tương đương với “Page Up” và “Page Down” trên PC – những phím không tồn tại trên bàn phím Chromebook. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải rời tay khỏi bàn phím mỗi khi cần cuộn qua một tài liệu trong Google Docs, và những khoảng thời gian nhỏ được tiết kiệm đó sẽ tích lũy lại! Quan trọng hơn, tôi thấy điều này giúp duy trì mạch cảm hứng khi viết.

Bạn cũng không cần phải ghi nhớ hàng loạt phím tắt. Khi sử dụng Google Docs trên Chromebook, bạn có thể nhấn Ctrl + / để xem danh sách các phím tắt bất cứ lúc nào. Nếu bạn thấy mình thường xuyên thực hiện một thao tác nào đó như in đậm văn bản, bạn có thể dễ dàng mở bảng “cheat sheet” này lên.

Tuyệt vời hơn nữa, bạn có thể tìm kiếm bất kỳ phím tắt Gdocs nào cho Chromebook ngay tại đây và theo thời gian, bạn sẽ tự nhiên ghi nhớ những phím tắt bạn sử dụng nhiều nhất.

2. Sử dụng công cụ Launcher và tìm kiếm để truy cập tài liệu ngay lập tức

Một trong những điểm bán hàng chủ chốt của Chromebook là mức độ tích hợp chặt chẽ của chúng với các ứng dụng web của Google. Khi bạn nhấn nút Launcher hoặc nhấp vào biểu tượng của nó trong ChromeOS, bạn có thể tìm kiếm các tài liệu đó ngay lập tức và mở chúng trực tiếp từ menu Launcher.

Bạn cũng có thể ghim các Google Docs quan trọng hoặc thường xuyên truy cập vào Shelf (Thanh công cụ). Chỉ cần mở ứng dụng Files (Tệp), duyệt đến tệp đó và chọn “Pin to shelf” (Ghim vào thanh công cụ) từ menu ngữ cảnh (chuột phải).

3. Bật chế độ ngoại tuyến để viết không bị gián đoạn

Chromebook bắt đầu với sự phụ thuộc nghiêm trọng vào kết nối trực tuyến, nhưng ngày nay chúng gần như có thể hoạt động “ngoại tuyến” như bất kỳ máy tính xách tay nào khác. Điều này bao gồm Google Docs, mặc dù bạn sẽ phải đảm bảo rằng mình có quyền truy cập ngoại tuyến vào các tệp trước khi mất truy cập internet. Bạn có thể đặt toàn bộ Google Drive của mình có sẵn ngoại tuyến bằng cách mở Google Drive, đi tới Settings (Cài đặt), và đảm bảo tùy chọn Offline (Ngoại tuyến) được chọn.

Tất nhiên, Chromebook có bộ nhớ hạn chế—tôi đã trả tiền cho Google Drive 2TB là có lý do—và do đó, bạn có thể chỉ cần sử dụng menu ngữ cảnh trong ứng dụng Tệp để đánh dấu các tài liệu cụ thể có sẵn ngoại tuyến. Điều này đảm bảo rằng bạn không mất quyền truy cập vào công việc của mình vào thời điểm tồi tệ nhất có thể.

Giờ đây, bạn có thể tự tin đi tàu điện ngầm hoặc bay mà không lo mất kết nối.

4. Tận dụng khả năng đa nhiệm của ChromeOS để cải thiện luồng tài liệu

Điều này đã xảy ra khá âm thầm, nhưng ChromeOS đã trở thành một hệ điều hành đa nhiệm khá tuyệt vời. Giống như macOS (và ở mức độ thấp hơn, Windows), ChromeOS có các màn hình desktop ảo (virtual desktops) được tích hợp sẵn. Chỉ cần nhấn phím “Overview” ($[]$)$]$) ở hàng trên cùng của bàn phím Chromebook, và bạn sẽ thấy tùy chọn thêm nhiều màn hình desktop bằng cách nhấp vào biểu tượng “+”.

Bạn có thể kéo cửa sổ trực tiếp vào các màn hình desktop này và sử dụng phím Launcher +

để chuyển đổi giữa các màn hình ảo. Tất nhiên, bạn cũng có thể chia cửa sổ trên một màn hình desktop một cách dễ dàng, nhưng điều đó khá chật chội trên những chiếc Chromebook như của tôi với màn hình 1080p. Nếu bạn có một mẫu máy cao cấp hơn với độ phân giải lớn hơn, đó có thể là một lựa chọn thay thế tốt hơn, nhưng việc có nhiều tùy chọn luôn là điều tốt.

5. Tích hợp tiện ích mở rộng và Add-ons của Chrome để tăng tốc quy trình làm việc

Mặc dù tôi thường tránh đề xuất các tiện ích mở rộng (extensions) của Google Chrome trừ khi bạn thực sự cần chúng, nhưng nếu bạn sẽ thực hiện hầu hết công việc năng suất của mình trong Chrome bằng các công cụ năng suất của Google, thì đáng để xem xét các tiện ích mở rộng của Chrome có thể giúp ích cho quy trình làm việc hoặc nhu cầu cụ thể của bạn.

Ngoài ra, đừng quên rằng bản thân Google Docs cũng cung cấp các tiện ích mở rộng thông qua Google Workspace Marketplace. Chỉ cần vào Extensions > Add-ons > Get add-ons (Tiện ích mở rộng > Add-ons > Nhận Add-ons). Điều này hoạt động giống như bất kỳ cửa hàng ứng dụng nào và có cả tiện ích mở rộng miễn phí và trả phí.

Có lẽ bạn đang nghiên cứu một lĩnh vực cụ thể trong toán học hoặc kỹ thuật mà cần một tiện ích mở rộng để định dạng hoặc nhập công thức. Có lẽ bạn cần một loại định dạng tài liệu đặc biệt được hỗ trợ. Nếu bạn có một nhu cầu mà Google Docs cơ bản không đáp ứng được, rất có thể bạn có thể tìm thấy một tiện ích mở rộng. Những tiện ích mở rộng này thường tích hợp trực tiếp vào các menu của Gdocs, vì vậy mọi thứ đều khá liền mạch.

Với kiến thức này, bạn có tiềm năng làm việc nhanh hơn, thông minh hơn và hiệu quả hơn với Chromebook của mình. Ai cần một trình xử lý văn bản lớn và cồng kềnh nữa chứ?

6. Kết luận

Những mẹo sử dụng Chromebook trong Google Docs không chỉ giúp bạn thao tác nhanh hơn mà còn mở ra cách làm việc thông minh, gọn gàng và hiệu quả hơn rất nhiều. Khi biết tận dụng đúng các phím tắt, tính năng ẩn và công cụ hỗ trợ, bạn sẽ giảm đáng kể thời gian xử lý tài liệu, tập trung hơn vào nội dung và nâng cao chất lượng công việc mỗi ngày. Chromebook tưởng chừng đơn giản, nhưng với Google Docs, nó thực sự là một cỗ máy năng suất mạnh mẽ nếu bạn biết khai thác đúng cách.

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng các phím chức năng trong Microsoft Excel

Nếu bạn đang tìm kiếm thiết bị mới phục vụ học tập – làm việc hoặc cần nâng cấp hệ sinh thái công nghệ cá nhân, COHOTECH luôn sẵn sàng tư vấn và mang đến những lựa chọn chất lượng, giá tốt và phù hợp nhu cầu thực tế. Đừng quên để lại bình luận chia sẻ những mẹo bạn đã áp dụng thành công trên Chromebook, hoặc chia sẻ bài viết này để nhiều người cùng nâng tầm hiệu suất với Google Docs!