Muốn tăng năng suất: Cách sử dụng Copilot Pro AI với ứng dụng Microsoft 365 ​

Bạn đang tìm trợ lý AI để giúp bạn viết, chỉnh sửa và phân tích nội dung trong Word, Excel, PowerPoint, v.v.? Copilot Pro của Microsoft có thể trợ giúp.

Microsoft Copilot là trợ lý AI được tích hợp trong Windows và có sẵn trên web, nhưng cũng có phiên bản cao cấp mang lại một số lợi ích bổ sung. Nếu bạn trả 20 USD mỗi tháng cho Copilot Pro, bạn sẽ nhận được hỗ trợ AI tích hợp cho Word, Excel, Outlook và các ứng dụng Microsoft 365 khác.

Sử dụng Copilot Pro, bạn có thể yêu cầu AI giúp bạn viết và chỉnh sửa văn bản hoặc tóm tắt tài liệu trong Word, tạo công thức và phân tích dữ liệu trong Excel, tạo bản trình bày trong PowerPoint, tạo ghi chú trong OneNote cũng như soạn thảo câu trả lời và tóm tắt email trong Outlook. Đây là cách nó hoạt động.

Cách thêm Copilot Pro vào ứng dụng Microsoft 365

Trước tiên, bạn cần đăng ký Microsoft 365 Personal hoặc Family. Với 69,99 USD mỗi năm, gói Cá nhân cung cấp quyền truy cập vào bộ sưu tập ứng dụng và các tính năng khác của Microsoft cho một người trên tối đa năm thiết bị. Gói gia đình trị giá 99,99 USD cho phép tối đa sáu người được hưởng những lợi ích này.

Tiếp theo, bạn sẽ cần đăng ký Microsoft Copilot Pro, nếu bạn chưa có. Mặc dù bạn có thể tải Copilot Pro riêng nhưng bạn cần có đăng ký Microsoft 365 để sử dụng nó với các ứng dụng 365.

Để đăng ký, hãy truy cập trang web Copilot Pro của Microsoft và nhấp vào Tải Copilot Pro. Tại trang đăng ký, xác nhận phương thức thanh toán của bạn và nhấp vào Subscribe. Sau khi thanh toán xong, hãy nhấp vào Get started. Bạn được đưa đến trang web Copilot, nơi bạn sẽ thấy Pro là một phần của logo Copilot.

Cách sử dụng Copilot trong Word

Bây giờ khi bạn khởi chạy một tài liệu trống trong Word, bạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ trên màn hình có tên Draft with Copilot. Nếu bạn không nhìn thấy cửa sổ, hãy nhấp vào biểu tượng Draft with Copilot ở lề trái hoặc sử dụng phím tắt Alt-I. Thông báo trong cửa sổ sẽ nhắc bạn mô tả những gì bạn muốn viết. Hãy suy nghĩ về loại tài liệu bạn muốn tạo, nhập mô tả vào trường thích hợp rồi nhấp vào nút Generate.

Copilot tạo ra bản nháp của tài liệu bạn yêu cầu. Ở phía dưới là một cửa sổ nhỏ nơi bạn có thể trả lời bản nháp. Nhấp vào Keep it để giữ lại bản nháp như hiện tại. Bạn cũng có thể chọn biểu tượng Regenerate để yêu cầu phiên bản mới của bản nháp từ đầu hoặc nhấp vào biểu tượng thùng rác để xóa.

Nếu bạn muốn Copilot thực hiện thay đổi đối với dàn ý hiện có, hãy nhấp vào trường văn bản và nhập nội dung như “Make it more formal” hoặc “Make it shorter”. Sau khi Copilot sửa lại bản nháp và hiển thị phiên bản mới, hãy nhấp vào bên trái và bên phải mũi tên để chuyển giữa bản nháp ban đầu và bản nháp mới. Bạn có thể yêu cầu bao nhiêu bản nháp tùy ý. Bạn cũng có thể nhấp vào bất kỳ vùng trống nào của tài liệu hiện có để nhận được sự trợ giúp của Copilot trong việc viết một câu hoặc đoạn mới.

Copilot cũng có thể được sử dụng để sửa đổi văn bản hiện có. Chọn phần văn bản bạn muốn sửa lại, sau đó nhấp vào biểu tượng Draft with Copilot và chọn Rewrite with Copilot. Phiên bản mới xuất hiện trong cửa sổ văn bản. Chọn Regenerate để yêu cầu phiên bản khác hoặc nhấp vào Adjust Tone, chọn âm khác rồi nhấn Regenerate để thử lại. Nhấp vào Replace để ghi đè văn bản hiện có hoặc Insert Below để thêm phiên bản mới bên dưới phiên bản hiện có để bạn có thể so sánh cả hai.

Bạn đã bao giờ tạo văn bản trong tài liệu Word mà bạn nghĩ có thể trông đẹp hơn trong bảng chưa? Hãy hỏi Copilot để được giúp đỡ. Chọn văn bản bạn muốn trong bảng, nhấp vào biểu tượng Draft with Copilot và chọn Visualize as a Table. Sau khi bảng xuất hiện, bạn có thể chọn loại bỏ nó, tạo lại hoặc giữ nó.

Bạn cũng có thể tóm tắt và đặt câu hỏi về một tài liệu hiện có. Mở tài liệu bạn muốn sử dụng và nhấp vào biểu tượng Copilot trên Ribbon. Copilot gợi ý một số yêu cầu bạn có thể đưa ra liên quan đến tài liệu, chẳng hạn như tóm tắt tài liệu hoặc đặt câu hỏi cụ thể về tài liệu đó.

Gửi yêu cầu tóm tắt tài liệu, Copilot sẽ tạo và hiển thị bản tóm tắt trong thanh bên. Bạn cũng có thể sử dụng trường văn bản ở cuối cửa sổ để đặt câu hỏi cụ thể hơn về nội dung trong tài liệu. Sau đó, bạn có thể sao chép bất kỳ phản hồi nào từ Copilot và dán nó vào nơi khác.

Cách sử dụng Copilot trong Excel

Không giống như Word, Copilot trong Excel áp đặt một số hạn chế nhất định trước khi bạn có thể sử dụng nó. Các tệp Excel của bạn phải được lưu ở định dạng .xlsx hoặc .xslm và dữ liệu phải được định dạng sẵn dưới dạng bảng Excel. Bạn cũng chỉ có thể làm việc với các tệp được lưu trữ trong OneDrive hoặc Microsoft 365 SharePoint khi bật tính năng Lưu Tự động.

Để bật Lưu Tự động, hãy mở bảng tính của bạn và đi tới File > Options > Save, sau đó bật AutoSave files stored in the Cloud by default in Excel. Bạn cũng có thể mở bảng tính được lưu cục bộ, lưu vào OneDrive hoặc SharePoint, đóng bảng tính rồi mở lại từ đám mây.

Sẵn sàng sử dụng Copilot để phân tích dữ liệu của bạn? Chọn tất cả các ô bạn muốn bao gồm và nhấp vào nút Copilot trên Ribbon. Bạn có thể thấy thông báo trong thanh bên hỏi xem bạn có muốn chuyển đổi phạm vi dữ liệu này thành bảng hay không. Nhấp vào nút Convert, nếu được nhắc và dữ liệu sẽ được định dạng thành một bảng có hàng tiêu đề ở trên cùng và các yêu cầu mẫu mà bạn có thể muốn gửi.

Chọn bất kỳ yêu cầu nào mà bạn thấy hữu ích. Ví dụ: bạn có thể thêm một cột chứa công thức, đánh dấu các ô nhất định hoặc sắp xếp và lọc dữ liệu theo một cách cụ thể. Bạn cũng có thể phân tích dữ liệu. Nhấp vào nút Analyze rồi chọn một trong các yêu cầu được đề xuất hoặc nhập yêu cầu của riêng bạn. Trong một số trường hợp, Copilot có thể tạo biểu đồ mà bạn có thể thêm vào bảng tính.

Đối với các loại phân tích dữ liệu khác nhau, hãy đóng thanh bên Copilot và nhấp vào nút Analyze Data trên Ribbon. Ở thanh bên, bạn có thể đặt câu hỏi về dữ liệu, yêu cầu bảng tổng hợp hoặc thêm biểu đồ. Chọn hành động ưa thích của bạn để xem kết quả.

Cách sử dụng Copilot trong PowerPoint

Trong PowerPoint, Copilot sẽ giúp bạn tạo một bản trình bày hoàn toàn mới hoặc tinh chỉnh bản trình bày hiện có. Để bắt đầu với một bản trình chiếu mới, hãy tạo một bản trình chiếu trống và nhấp vào biểu tượng Copilot trên Ribbon. Nhấp vào gợi ý Tạo bản trình bày rồi nhập chủ đề trình chiếu của bạn. Sau khi bạn gửi yêu cầu, Copilot sẽ tạo trang trình bày tiêu đề và một số trang trình bày tiếp theo.

Bạn có thể thêm vào bản trình bày bằng cách gửi yêu cầu khác. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu Copilot thêm nhiều trang trình bày về một chủ đề phụ cụ thể. Bạn cũng có thể yêu cầu tóm tắt về một bản trình chiếu cụ thể.

Copilot cũng cho phép bạn đặt những câu hỏi cụ thể về bài thuyết trình để tìm hiểu những chi tiết nhất định. Viết yêu cầu thông tin chính có trong một hoặc nhiều trang trình bày và AI sẽ phản hồi bằng thông tin tìm thấy trong trình chiếu.

Cách sử dụng Copilot trong OneNote

Với OneNote, Copilot sẽ cố gắng giúp bạn nảy sinh ý tưởng và tạo ghi chú cho sổ ghi chép. Mở OneNote và nhấp vào biểu tượng Copilot trên Ribbon. Nếu bạn gặp khó khăn khi nghĩ ra ý tưởng ngay từ đầu, hãy bấm vào gợi ý Give me ideas, sau đó thêm chủ đề mà bạn muốn nắm bắt. Sau đó, bạn có thể sao chép phản hồi của Copilot và thêm nó dưới dạng ghi chú.

Đặt các câu hỏi tiếp theo để củng cố chủ đề của bạn và bổ sung thêm ý tưởng. Sau đó, bạn có thể sắp xếp những ý tưởng này thành các ghi chú khác nhau để tạo thành sổ ghi chép tổng thể của mình. Bạn cũng có thể thử yêu cầu Copilot tóm tắt thông tin dựa trên các ghi chú bạn đã tạo. Chọn một phần cụ thể trong sổ ghi chép của bạn và yêu cầu Copilot cung cấp bản tóm tắt dữ liệu chính.

Cách sử dụng Copilot trong Outlook

Để dùng thử Copilot Pro trong Outlook, bạn cần có phiên bản chính xác. AI không hoạt động trong Outlook for Windows cổ điển, một phần của bộ Microsoft 365. Thay vào đó, bạn cần cái mà Microsoft gọi là Outlook mới. Để tải phiên bản mới này, hãy truy cập trang Microsoft Store và nhấp vào Download.

Mở ứng dụng Outlook mới và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn. Trước tiên, bạn có thể muốn nhận được sự trợ giúp của Copilot để soạn thảo một email mới. Nhấp vào biểu tượng New Mail, nhập địa chỉ và thêm chủ đề. Khi bạn đã xem được nội dung thư, hãy nhấp vào biểu tượng Copilot trên thanh công cụ và chọn Draft with Copilot.

Trong cửa sổ Draft with Copilot, mô tả loại email bạn muốn viết. Ví dụ: có thể bạn muốn gửi email đến người quản lý của mình để cảm ơn họ vì đã phê duyệt mức tăng lương gần đây. Nhấp vào nút Generate và Copilot tạo bản nháp.

Sau đó, bạn có thể tạo lại phản hồi để có phiên bản khác, loại bỏ bản nháp hoặc giữ lại. Bạn cũng có thể yêu cầu Copilot sửa lại bản nháp bằng cách bổ sung thêm hướng dẫn, chẳng hạn như yêu cầu nó làm cho thông điệp trở nên trang trọng hơn, giản dị hơn, dài hơn hoặc ngắn hơn. Khi tìm thấy bản nháp muốn giữ lại, bạn có thể sửa lại và cá nhân hóa nó.

Copilot cũng có thể được sử dụng để tóm tắt email bạn đã nhận được. Sau khi bạn chọn thư trong hộp thư đến của mình, lời nhắc Summary by Copilot sẽ xuất hiện. Nhấp vào đó và Copilot tạo bản tóm tắt với tất cả các điểm chính trong tin nhắn.