5 Mẹo giúp bạn tìm kiếm hiệu quả hơn trong Windows File Explorer

Khi bạn có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn tệp tin trên máy tính, việc tìm kiếm đúng tệp mình cần có thể trở thành một nhiệm vụ khó khăn. Mặc dù Windows đã tích hợp tính năng tìm kiếm trong File Explorer, nhưng nếu bạn không tận dụng hết các công cụ có sẵn, việc tìm kiếm sẽ mất thời gian hơn rất nhiều. Đừng lo, dưới đây là 5 mẹo hữu ích giúp bạn cải thiện kết quả tìm kiếm và tìm tệp nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc của mình.

1. Tổ chức tệp tin một cách hợp lý

Nếu bạn chưa làm, việc sắp xếp các tệp tin của mình một cách khoa học sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm lại khi cần. Mặc dù việc tổ chức tệp có thể không phải là một công việc thú vị, nhưng nó thực sự có tác dụng rất lớn. Một trong những cách đơn giản nhưng hiệu quả nhất là tạo các thư mục con và đặt tên cho tệp theo chủ đề, dự án hoặc khách hàng để dễ dàng tìm lại khi cần.

Ví dụ, bạn có thể tạo thư mục cho từng dự án công việc và đặt tên tệp theo dạng: “Báo cáo chi phí tháng 1”, “Báo cáo tài chính quý 2” hoặc “Báo cáo khách hàng ABC”. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm lại tệp mà không phải lọc qua hàng trăm tệp tin khác. Một mẹo nhỏ là đặt tên tệp sao cho có sự nhất quán và dễ hiểu, giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.

2. Sử dụng cú pháp tìm kiếm chính xác

Một mẹo tìm kiếm mạnh mẽ là sử dụng cú pháp tìm kiếm chính xác. Điều này giúp bạn loại bỏ các kết quả không cần thiết và tìm kiếm chính xác hơn. Ví dụ, nếu bạn đang tìm một báo cáo chi phí nhưng không nhớ tháng cụ thể, nhưng chắc chắn không phải là tháng 12, bạn có thể thêm “NOT december” vào cuối từ khóa để loại trừ các tệp có chứa từ “December”.

Dưới đây là một số cú pháp tìm kiếm giúp bạn tiết kiệm thời gian:

• NOT: Loại bỏ các từ tìm kiếm sau từ “NOT” khỏi kết quả tìm kiếm.
• ” ” (dấu ngoặc kép): Tìm kiếm một cụm từ chính xác trong tên tệp.
• * (dấu sao): Tìm kiếm chuỗi bất kỳ. Ví dụ, nhập “*.mp4” sẽ tìm tất cả các tệp có đuôi MP4.
• ? (dấu hỏi): Thay thế một ký tự bất kỳ. Nếu bạn chỉ quên một vài ký tự trong tên tệp, có thể dùng dấu hỏi để thay thế.

3. Sử dụng bộ lọc tìm kiếm

Windows File Explorer có một tính năng giúp bạn lọc kết quả tìm kiếm theo các bộ lọc, giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm. Khi bạn bắt đầu tìm kiếm, bạn có thể nhấn vào Search options trên thanh công cụ để sử dụng các bộ lọc tìm kiếm.

Một số bộ lọc hữu ích bao gồm:

• Ngày sửa đổi: Tìm các tệp được chỉnh sửa trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Loại tệp: Tìm tệp theo loại (ví dụ: video, ảnh, tài liệu).
• Kích thước tệp: Lọc theo kích thước của tệp. Ví dụ, nếu bạn đang tìm video dài, tệp có thể lớn hơn 1GB.
• Tệp hệ thống: Bao gồm cả các tệp hệ thống trong kết quả tìm kiếm.
• Tệp nén (ZIP): Bao gồm các tệp ZIP trong kết quả tìm kiếm.
• Nội dung tệp: Tìm kiếm trong nội dung của tệp (nếu bạn nhớ một từ hoặc câu trong tài liệu nhưng không nhớ tên tệp).

4. Thay đổi các vị trí được lập chỉ mục

Khi bạn tìm kiếm trên toàn bộ máy tính, Windows sẽ lập chỉ mục các thư mục và tệp trong các vị trí được chọn để việc tìm kiếm nhanh hơn. Nếu bạn lưu trữ tệp ở các vị trí không phổ biến, có thể thay đổi các thư mục được lập chỉ mục để cải thiện hiệu quả tìm kiếm.

Để thay đổi vị trí lập chỉ mục, bạn vào Settings > Privacy & Security > Searching Windows, chọn Enhanced search mode để Windows lập chỉ mục toàn bộ máy tính. Tuy nhiên, chế độ này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của một số máy tính khi tệp tin đang được lập chỉ mục. Nếu bạn muốn chỉ lập chỉ mục một số thư mục nhất định, bạn có thể vào Customize search locations để thêm hoặc bớt các thư mục.

5. Lưu và ghim tìm kiếm của bạn

Nếu bạn thường xuyên tìm kiếm một nhóm tệp hay một tập hợp các tệp có tên gọi tương tự, bạn có thể lưu và ghim các tìm kiếm này để sử dụng lại sau này. Đây là cách hữu ích để không phải lặp lại quá trình tìm kiếm mỗi lần.

Để lưu một tìm kiếm, bạn chỉ cần nhấn vào nút ba chấm trong thanh công cụ và chọn Pin to Quick access để ghim kết quả tìm kiếm vào trang chủ trong File Explorer. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào kết quả tìm kiếm và lưu nó dưới dạng tệp để mở lại sau.

Kết luận

Áp dụng những mẹo này sẽ giúp bạn tìm kiếm tệp tin nhanh chóng và hiệu quả hơn. Một số mẹo có thể bạn đã biết, nhưng đây là những điều dễ bị bỏ qua đối với những người ít kinh nghiệm sử dụng Windows. Nếu bạn muốn tìm kiếm tệp cực kỳ nhanh chóng và nhẹ nhàng, hãy thử sử dụng Everything, một công cụ tìm kiếm tùy chỉnh cho Windows giúp nhanh chóng lập chỉ mục và tìm mọi tệp trên máy tính của bạn.

Xem thêm: 5 Lý do bạn không nên mua màn hình hai chế độ